Blauwhoed | administratie rapportage software

Blauwhoed richt zich als integrale ontwikkelaar op de (her)ontwikkeling, verkoop en realisatie van woningen en commercieel vastgoed in diverse plaatsen in Nederland. In nauwe samenwerking met klanten en partners wordt er gewerkt aan projecten, transformaties, eigen concepten en ­initiatieven, met als doel het creëren van verrassende leef-, werk- en ­recreatie-omgevingen.

In tegenstelling tot veel van haar concurrenten zit Blauwhoed niet vast aan een portefeuille met in het verleden aangekochte gronden, wat vrij opereren op de markt mogelijk maakt. Projecten worden opgezet en uitgevoerd vanuit de behoeften van toekomstige bewoners en gebruikers. Zij hebben een belangrijk aandeel in hoe te realiseren woon- en werkruimte er straks uit gaat zien. Dankzij deze co-creatie worden aangeboden woningen en/of kantoren veel sneller verkocht. Vaak zijn de beschikbare eenheden al binnen twee maanden uitverkocht, waarna er met de bouw/transformatie kan worden begonnen. 
Het effectief inspelen op de vraag naar woon- en werkruimte vraagt om een moderne aanpak. Via crowdbuilding.nl gaat Blauwhoed online op zoek naar mensen met overeenkomstige wensen qua woning of kantoor. Zodra er een groep van gelijkgestemden is gevonden die groot genoeg is, wordt deze offline gehaald en gaat Blauwhoed een dialoog aan waarin de behoeften van de afzonderlijke deelnemers in kaart worden gebracht. Vervolgens begint de zoektocht naar een geschikte locatie en/of pand.

Sinds 2007 heeft Blauwhoed een platte hiërarchische structuur. Projecten worden aangestuurd door een ontwikkelingsmanager. Deze is verantwoordelijk voor acquisitie, realisatie middels co-creatie, toezicht op planning en winstprognoses. Daarnaast schakelt hij/zij Studio Blauw in voor het creatieve en visuele deel (bouw- en omgevingstekeningen) en werkt nauw samen met verkoopmanagers en de juridische afdeling.

REPORTING REFRESHED
FINANCIËLE EXPERTS AAN HET WOORD

In 2010 heeft Blauwhoed haar businessmodel aangescherpt. Waar zij voorheen actief was als full-service bureau met langere ontwikkeltrajecten (twee jaar voorbereiding voor de bouw en een nazorgperiode tot vijf jaar), wordt er nu veel meer tijd geïnvesteerd in de voorbereidingsfase (tezamen met de aannemer, architect en uiteindelijke kopers). Als projectontwikkelaar levert Blauwhoed grond of een pand aan de koper. De aannemer zorgt voor de bouw. Zodra deze voltooid is, neemt Blauwhoed afscheid. 
Met een flinke projectportefeuille zoals die van jullie, is overzicht van levensbelang. Hoe is dat bij Blauwhoed geregeld?

“In de voorbereidingsfase van een project worden documenten verzameld in SharePoint. Daarna wordt er een indeling gemaakt welke stukken noodzakelijk zijn. Overzicht is cruciaal, vandaar dat acquisitie- en projectdossiers voor alle medewerkers toegankelijk zijn. Om continuïteit en historie te waarborgen, dienen alle stukken in het systeem te worden opgeslagen. Per kwartaal wordt het verwachtingsmanagement van elk project afzonderlijk besproken.”

En het financiële gedeelte? Hoe wordt dat verwerkt?

“Daarvoor gebruiken we Dynamics NAV. Hierin wordt alle financiële administratie bijgehouden. Alle ontwikkelmanagers voeren hier per kwartaal hun eigen planning en prognoses in, bijvoorbeeld wanneer objecten in de verkoop gaan, er met de bouw wordt begonnen en wanneer de uiteindelijke oplevering plaatsvindt. De prognose van elk project wordt regelmatig bijgewerkt, zodat we steeds actueel inzicht hebben in kosten en winst. Deze cijfers zijn de basis voor managementrapportages en cashflowprognoses, zij worden elk kwartaal besproken met de directie en de aandeelhouders van Blauwhoed.”

Welke software gebruiken jullie nog meer?

In het dagelijks gebruik van NAV liepen we tegen wat beperkingen aan, omdat we meer informatie willen vastleggen dan NAV toelaat. Vandaar dat we naast NAV ook werken met Eyemove en ABS als CRM-database. Hieromheen zijn door HB Software de Exsion-modellen gebouwd, met als uitgangpunt onze wensen qua rapportagefunctionaliteiten. Joke Oosterbaan-van Dis, onze controller, is verantwoordelijk voor het bijhouden en aanpassen van de Exsion-modellen.

Joke Oosterbaan

Hoe bevalt het werken met Exsion?

Joke: “An sich prima. Soms sluit Excel om onverklaarbare reden. Dat is erg storend. Verder zijn de prestaties zo nu en dan aan de lage kant, maar ik weet niet of dat aan Exsion te wijten is.

Waar ik ook op let, is hoe we onze data nog beter kunnen representeren, het visueel aantrekkelijk maken. Ik zit natuurlijk aan de vennootschappelijke kant: het doen van aangiftes, formele rapportages. Daar gebruik ik veel data die je ook kunt gebruiken voor analyses. Voor een deel kun je dat wel in Excel, maar dat heeft weer beperkingen als het om dynamische analyses gaat.” (redactie: er is inmiddels gestart met een pilot van Power BI).

Hoe lang wordt Exsion al gebruikt binnen Blauwhoed?

Joke: “Al heel lang. We zijn bijna tien jaar geleden begonnen met de eerste rapporten. Bij Blauwhoed gebruiken we veel verschillende BV’s voor de ontwikkeling van onze vastgoed-projecten, ze hebben allemaal een eigen rekening-courantverhouding. We hebben Exsion gebruikt om deze in kaart te brengen. Dat was destijds één van de eerste rapporten. Maar van deze honderden BV’s moet ook een aangifte van de BTW en de vennootschapsbelasting gedaan worden. En de rapportage aan de Raad van Commissarissen, bijvoorbeeld de resultatenrekening. Hiervoor gebruiken we trouwens ook Exsion Corporate voor de consolidering.”

Dat zijn aardig wat rapporten. Hoeveel Exsion-modellen gebruik je in totaal?

Joke: “Ongeveer 30.”

Welke Exsion-modellen worden het meest gebruikt?

“Het prognosemodel. Het bevat 15 sheets, die door middel van Exsion informatie uit NAV ophalen. Op basis hiervan wordt o.a. de winst-verliesrekening opgemaakt, als prognoses en taakstellingen. Waar nodig, wordt deze in beperkte mate aangevuld met handmatige invoer. Omdat wij te maken hebben met zo’n 140 vennootschappen, is de formule voor winst en verlies op geconcentreerd niveau niet betrouwbaar genoeg. Het toevoegen van handmatige invoer is een bruikbare oplossing.”

Joke: “Op basis van planning en prognoses maak ik voor elk project een cashflowprognose voor de komende drie jaar. Deze worden ingelezen in het systeem. Een dump hiervan is de basis voor de liquiditeitsprognose, gecombineerd met een aantal niet aan projecten gerelateerde kosten, zoals organisatiekosten, financiële lasten en aflossingen op leningen. Het prognosemodel is heel belangrijk voor Blauwhoed, hiermee konden we anderhalf jaar geleden al berekenen hoe we er nu voorstaan.”

Wat valt er in de nabije toekomst te verwachten?

“We zijn van plan om binnenkort een data-analist in dienst te nemen, die moet gaan onderzoeken wat er nog meer uit de beschikbare interne en externe informatie te halen valt. Zo kunnen we een nog duidelijker beeld krijgen van kopers en hun wensen en behoeften”.

“Het doel is om door middel van data-analyse als een soort Facebook potentiële kopers te informeren met betrekking tot hun wensen en voorkeuren. Denk hierbij aan mensen die zich hebben ingeschreven op projectwebsites en hun gegevens hebben achtergelaten, bijvoorbeeld de gezinssamenstelling, budget e.d.”

“Met alle aanwezige data zou je hiermee een soort voorspellend vermogen kunnen creëren. Deze aanpak is echter nog geheel nieuw en de toekomst zal moeten uitwijzen of hiermee het gewenste resultaat bereikt wordt.”

Hoe zit dat met de co-creatie? Gaat deze straks digitaal plaatsvinden?

“Absoluut. We zijn nu bezig met het kijken hoe we data-analyse hiervoor kunnen gebruiken. Blauwhoed blijft innoveren in het kader van co-creatie.

We zijn druk bezig met de digitalisering ervan. Momenteel heeft co-creatie voornamelijk een fysiek karakter en organiseer je bijvoorbeeld drie avonden met vraag- en antwoordsessies. Dit kan natuurlijk ook online.”

Scroll naar top