Projectmanagement

Implementatie van projecten:

De implementatie van een Dynamics BC-project kan snel en in korte tijd gedaan worden. Het is wel belangrijk dat de onderstaande stappen doorlopen worden, hoe klein of groot de organisatie ook is. Een stap overslaan of niet goed uitvoeren komt later in het proces altijd terug. Uiteindelijk zijn de belangrijkste succesfactoren dat mensen met het systeem kunnen werken en dat de processen efficiënt zijn en de rapportages betrouwbaar zijn. De techniek erachter is al jaren heel stabiel en daarom veel minder bepalend voor het succes. De succesfactor blijf mensenwerk.

Bekijk de 7 stappen voor projectmanagement:

Fase 1

Demo kennismaking

In deze fase maken de klant en partner kennis met elkaar om te kijken of de functionaliteit aansluit op de organisatie en de mensen.

Valkuil

ONJUISTE BALANS
Teveel de nadruk op functionaliteit en te weinig op de mensen en de organisatie.

Oplossing

WIE IS WIE?
Zorg altijd voor een onderlinge kennismaking met zowel het management en de projectmedewerkers.
Fase 2

Fit-gap analyse

HB Software inventariseert de belangrijkste processen en geeft aan of ze direct in de oplossing passen of dat er aanpassingen in de processsen of in de software moeten plaatsvinden.

Valkuil

ONJUISTE AANPAK

1. Te globaal door processen heen lopen. Dat leidt tot verassingen. De het-komt-wel-goed-houding.

 

2. Te veel alles willen automatiseren in 1 keer. De scoop wordt te groot en te complex. Het  jezelf-verliezen-in-details-gevaar.

Oplossing

HELDERE BEELDVORMING
Zorg dat het management en de medewerkers een goed beeld krijgen van hoe processen gaan verlopen. Wissel het in detail uit.
Fase 3

Contractuele fase

HB Software stelt een contract op voor de projectuitvoering, onderhoud en ondersteuning.

Valkuil

TEVEEL JURIDISEREN

Het is van belang dat er goede afspraken gemaakt worden. Een gevaar dat op de loer ligt is dat alles "dichtgetimmerd" wordt in juridische termen. Het zogenaamde juridiseren. Elk woordje wordt gewikt en gewogen en hierdoor het grotere geheel uit het oog wordt verloren.

Oplossing

DUIDELIJK & TO THE POINT

Het blijft een gemeenschappelijk belang om het project succesvol uit te voeren en het voor klant duidelijk is waar hij aan toe is. HB Software helpt bij het bepalen van de eisen en wensen van de klant. In elk project komt voortschrijdend inzicht voor zodat de oorspronkelijke eisen en wensen er weer net anders uit zien. In een project moet daar ruimte voor zijn. Gebruik duidelijke taal en geef aan wat wel en niet acceptabel is.

Fase 4

Project voorbereiding

In deze fase wordt de projectorganisatie ingericht: opzetten van een stuurgroep en invullen van de project- en technische randvoorwaarden ingevuld.

Valkuil

ONDERSCHATTING TIJDSDUUR

Te lange cycli van opleveren, testen, accepteren en implementeren. Het project loopt vertraging op en het gevaar van demotivatie dreigt.

 

Onderschatting van de hoeveelheid tijd die gebruikers nodig hebben om te wennen aan het nieuwe systeem.

Oplossing

SPRINTTRAJECTEN OPZETTEN

Zet ‘sprinttrajecten’ op. Maak kleinere onderdelen van de software testklaar en ga direct testen, koppel fouten gedocumenteerd terug en voer verbeteringen direct door.

 

Loop eens samen door het hele proces heen -van contactregistratie via offerte en contract naar factuur.

Fase 5

Projectuitvoering

De software wordt ingericht, het maatwerk gemaakt, de rapporten en documenten vervaardigd.

Valkuil

WEINIG BETROKKENHEID HOGERE MANAGEMENT

1. Te weinig betrokkenheid van het hogere management. Alleen een projectleider benoemen is onvoldoende.

 

2. Het project wordt erbij gedaan - er is eigenlijk geen tijd voor het uitwerken en testen.

Oplossing

FORMEER EEN STUURGROEP
Zorg voor een stuurgroep die besluiten kan nemen. Spreek met het lijnmanagement van te voren af hoeveel dagen in de week aan het project besteed mogen worden.
Fase 6

Go Live

Ingebruikname van het systeem. Alle bedrijfsprocessen lopen via het nieuwe systeem en noodzakelijke of gewenste conversies zijn reeds uitgevoerd.

Valkuil

VERZETTEN VAN HET "GO LIVE" MOMENT
Te vaak verzetten van het moment van “Go live”. Hierdoor bestaat het risico dat het vertrouwen in het nieuwe systeem minder wordt.

Oplossing

WEES VOORBEREID
Zorg ervoor dat de conversie getest is en dat de gebruikers recent zijn opgeleid en ondersteuning krijgen.
Fase 7

Support

Het systeem is live - er wordt mee gewerkt

Valkuil

TRAGE AFHANDELING SUPPORTVRAGEN
Bij de start van een systeem moeten gebruikers wennen aan het nieuwe systeem. Dat kan leiden tot een veelheid van vragen. Deze vragen kunnen te traag afgehandeld worden waardoor gebruikers niet verder kunnen, waardoor het vertrouwen in het systeem minder wordt.

Oplossing

PRIORITEITEN STELLEN
Maak duidelijke afspraken over hoe het after live support moet verlopen. Tegenwoordig kan een live gang ook online uitgevoerd en ondersteund worden door HB Software. Daarnaast moet er ingeregeld worden hoe gebruikers ook van elkaar kunnen leren en welke problemen als eerste opgelost moeten worden. Stel dus ook duidelijke gezamenlijke prioriteiten.
Scroll naar top