Wanneer er meerdere partijen tegelijk voor een aanbesteding een offerte willen ontvangen, brengt dat veel werk met zich mee en is het onoverzichtelijk welke verkoopprijzen aan welke klant zijn aangeboden.

Om een verkoopprijs te bepalen, maak je een voorcalculatie om de totale kostprijs (inkoop/vracht/eigen kosten) inzichtelijk te krijgen, waarna je de marge kunt bepalen. Als je deze niet aan een offerte kunt koppelen zul je deze, bij akkoord van de klant, opnieuw op moeten zoeken en doorsturen naar de administratie voor de juiste verwerking.

Met de klant maak ik voor een bepaalde tijd en hoeveelheden speciale prijsafspraken. Ik moet deze gegevens bij iedere afroep/opdracht nakijken en daarna apart in mijn Excel-overzicht bijwerken.

Als ik alle relevante data (inkoop/verkoop/eigen kosten) van een opdracht wil volgen, moet ik veel schermen openen of deze data in Excel plakken/opzoeken, om zo een totaaloverzicht te krijgen.

Om de planning van het transport bij te houden, zul je ook gegevens moeten invoeren in een externe applicatie. Wanneer een transport is afgehandeld, moet dit apart worden ingevoerd in de huidige database.

Als ik een vrachtafrekening wil maken voor een externe schipper, dien ik handmatig een inkoopfactuur aan te maken en versturen. Het opzoeken van de juiste prijzen en het aanmaken van de factuur kost vaak veel tijd. Wanneer deze verstuurd wordt naar de schipper moet het document de lay-out van een verkoopfactuur krijgen.

Als ik grondstoffen/materialen uit een concessie ophaal, moet ik de hoeveelheden apart in een overzicht bijhouden.

Voordat ik inkoopfacturen definitief kan boeken, moet ik de juiste gegevens, zoals aantallen gelost en prijzen, apart op zoeken en na kijken. Hierdoor heb ik weinig controle en ben ik veel tijd kwijt.

De omzet wordt soms in een andere maand geboekt dan de kosten, waardoor mijn cijfers niet kloppen en er een handmatige correctieboeking gemaakt moet worden.