HB Vastgoed

De projectkaart geeft je een compleet inzicht in de stand van zaken van een project zoals budgetten, begrotingen, prognoses en realisatie. Deze worden gepresenteerd in totalen per kostensoort (grootboekrekening). Van daaruit kun je inzoomen tot de kleinste details, zoals opdrachten, inkoopfacturen, verkoopfacturen en grootboekmutaties. Vanaf de projectkaart kunnen verschillende activiteiten gestart worden, zoals het maken van projectplanningen en projectprognoses, evenals het aanvragen van aanvullende budgetten.

Door middel van de functie “Inlezen calculatie” kunnen budgetten en begrotingen die aangemaakt zijn in Excel of andere externe applicaties automatisch verwerkt worden. Hierbij worden diverse controles uitgevoerd en worden de gegevens op het project gezet. Dit geldt voor nieuwe projecten, maar ook voor aangepaste budgetten en begrotingen van al lopende projecten.

Aan de hand van te verstrekken opdrachten kan het te besteden budget nauwlettend in de gaten worden gehouden. Indien er onvoldoende budget is, kan er geen opdracht aan de leverancier worden verstrekt. Bij het boeken van de inkoopfactuur dient de verstrekte opdracht hieraan gekoppeld te worden. Zo wordt voorkomen dat het budget onverwacht wordt overschreden.

Aan de hand van een vrij in te stellen goedkeuringsstroom kunnen automatisch de functionarissen geselecteerd worden die bepaalde documenten dienen goed te keuren. Dit gebeurt over het algemeen aan de hand van de functies van de medewerkers die in het projectteam zijn opgenomen en de kostensoort waarop een mutatie dient plaats te vinden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de goedkeuring van inkoopfacturen, opdrachten, aanvullende budgetten, prognoses, betaalruns en in te lezen calculaties.

We onderscheiden hierbij de datum inzake verwachting en realisatie. Door het invullen van de kerndatum wordt inzicht verkregen in wanneer bepaalde activiteiten verwacht worden en verschillende acties voorbereid kunnen worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de start van een project, het verkrijgen van de bouwvergunning en de start van bouw of verkoop etc.

Het kan voorkomen dat een project gesplitst dient te worden. Met behulp van deze functionaliteit is dat eenvoudig te realiseren. Aan de hand van verdeelsleutels (een algemene verdeelsleutel en/of verdeelsleutels per kostensoort) op het hoofdproject, kunnen budgetten, begrotingen, opdrachten en realisatie verdeeld worden over de deelprojecten. Deze verdeelsleutels kunnen ook gebruikt worden bij het aanmaken van opdrachten en het boeken van memoriaalposten en inkoopfacturen.

Het komt vaak voor dat een project gestart wordt in een bepaalde entiteit en dat er later een samenwerkingsverband ontstaat en er een nieuwe entiteit aangemaakt wordt. Met behulp van de overhevelingsfunctie kan een project naar de nieuwe entiteit overgezet worden, waarbij ook bedragen met betrekking tot begrotingen, budgetten, opdrachten en realisatie automatisch overgeboekt worden naar de nieuwe entiteit. Deze boekingen verlopen via de rekening-courant, zodat ook later eenvoudig afgerekend kan worden.

Er kunnen bouwnummers worden vastgelegd met verkoopprijzen. Aan de hand van termijnschema’s worden deze bedragen verdeeld op de bouwnummerkaart over de te factureren termijnen zoals transport, koperstermijnen, meer- en/of minderwerk, aanvullende kosten en renteberekeningen. Deze termijnen kunnen automatisch gefactureerd worden op het moment dat ze vervallen zijn. Tevens kunnen op de bouwnummerkaart gegevens vastgelegd worden met betrekking tot de oplevering, of kenmerken zoals GO, BVO, indexnummers, bouwlagen etc.

Binnen projectontwikkeling is het heel gewoon, dat er veel entiteiten zijn en in de database zitten. Als je nu een nieuw boekjaar of nieuwe nummerreeksen, betalingscondities, grootboekrekeningen etc. moet aanmaken of wijzigen, kun je dat doen in de centrale administratie. Van daaruit kunnen dan de onderliggende bedrijven bijgewerkt worden. Dit geldt ook voor klant- en leveranciersgegevens. Dit scheelt heel veel tijd en repeterende handelingen.