Casestudy SSH

SSH en HB Software – Efficiëntie in studentenhuisvesting

Bij de SSH, een woningcorporatie die bijna 20.000 studentenkamers beheert, draait alles om slimme studentenhuisvesting. De SSH moet met een relatief klein team grote resultaten behalen. Dat is een uitdaging, zeker in een tijd waarin de vraag naar kamers groter is dan het aanbod, en de verwachtingen van studenten hoger liggen dan ooit. Jongere generaties willen flexibiliteit en gebruiksgemak. De SSH speelt hierop in met een innovatieve aanpak en werkt samen met HB Software om hun backoffice te stroomlijnen en efficiënter te maken.

Van inspiratie naar innovatie

Ronald de Lange, Manager I&A en Wooninnovatie en lid van het managementteam van de SSH, heeft jarenlange ervaring in IT en innovatie bij grote bedrijven als Canon en Océ. “Tot mijn verbazing zag ik dat in de vastgoedsector veel processen nog steeds handmatig en op een ouderwetse manier verlopen. Dat moest anders. Als je online een wasmachine kunt bestellen, waarom zou je dan niet op dezelfde manier een studentenkamer kunnen vinden?” Vanuit dat idee werd een selfserviceplatform ontwikkeld.

Dit platform stelt studenten in staat om zelfstandig hun kamer te zoeken, contracten te ondertekenen en huur te beheren. SSH heeft hiermee de klantgerichtheid en efficiëntie enorm verbeterd. “We leerden veel over onze huurders,” vertelt Ronald. “Zo ontdekten we dat de meeste serviceaanvragen op maandagochtend binnenkomen. Door hierop in te spelen met extra personeel op het juiste moment, kunnen we onderhoudsverzoeken meteen afhandelen.”

De volgende stap: samenwerking met HB Software

Nadat SSH de hele klantreis had geautomatiseerd, ontstond de behoefte om ook de backoffice aan te pakken. Administratieve processen zoals facturen van aannemers, energieleveranciers, architecten en glaszetters beheerde de SSH nog in Excel. “Dat werkte prima, maar het kan altijd beter,” zegt Ronald. “We willen liever alles in één systeem.”

“Woningcorporaties zijn over het algemeen behoorlijk conservatief,’ vervolgt Ronald. ‘Ze stellen een lijst op met wensen en eisen, en gaan dan de markt op om te kijken of iets daaraan voldoet. Dat klinkt logisch, maar in een tijd waarin zoveel gestandaardiseerd is, werkt dat niet. Je moet ook meebewegen met de standaarden in de markt. Wij hebben het omgedraaid. Ik heb Alfred van Duren en Jan van Vliet van HB Software bij ons uitgenodigd en laten zien hoe anders wij werken in vergelijking met de gemiddelde grote woningcorporatie. Zij brachten ons in contact met Woonstad Rotterdam, een tevreden gebruiker van HB Vastgoed 365 en daarna besloten we: laten we een proefproject starten. In plaats van eindeloos lijstjes afvinken, wilden we onze collega’s de oplossing laten ervaren. Pas dan kun je echt beoordelen: werkt dit voor jou? Is dit wat we nodig hebben?”

HB Software: meedenken zonder maatwerk

HB Software begreep de specifieke uitdagingen van de SSH. Studentenhuisvesting is nu eenmaal anders dan reguliere woningbouw. De kamers zijn kleiner, er zijn gedeelde keukens en de SSH wil ontmoeting tussen studenten stimuleren. Studenten moeten niet eenzaam op hun kamer zitten. “HB Software dacht mee over wat voor ons werkt en wat er eventueel aangepast moet worden,” legt Ronald uit. “Ze zijn flexibel, zonder dat ze direct richting maatwerk gaan. Ik hou niet van maatwerk, want dat maakt processen vaak te complex. Liever passen we ons proces aan de software aan.”

Administratie in één systeem

De SSH gebruikt de software van HB niet alleen voor de administratie van studentenhuisvesting, maar ook voor de verplichtingenadministratie. Denk aan contracten met installatiebedrijven die bijvoorbeeld een paar honderd cv-ketels onderhouden. Ronald wil precies weten hoeveel er jaarlijks moet worden betaald, hoeveel er al is betaald en wat er nog openstaat. HB Software maakt dit mogelijk, door aanpassingen te doen, niet in de software zelf, maar puur in de inrichting van het systeem. “We hebben samen gekeken hoe dit het beste in onze processen past. We leren veel van elkaar.”

Blije klanten, trotse medewerkers

Ronald is ook onder de indruk van de houding van HB Software. “De mensen van HB Software zijn ontzettend fijn om mee te werken. Ze zijn vooruitstrevend en staan open voor dialoog. Dat merkte ik toen ik sprak op een van hun klantendagen. Niet alleen waren alle klanten enthousiast en positief over HB Software, ook de medewerkers waren zichtbaar trots op hun product. Dat straalt af op het hele bedrijf.”

Het resultaat: inzicht, overzicht en efficiëntie

De samenwerking met HB Software gaat de SSH veel opleveren. Het belangrijkste resultaat? Inzicht. Ronald schetst het als volgt: “Stel je voor dat ik nu tientallen Excelsheets heb voor evenveel projecten, zonder een totaaloverzicht. Dat is de uitdaging. Straks krijg ik één overzicht en daardoor meer inzicht. Dat maakt het verschil. Mijn motto is: ‘Een uitspraak zonder inzicht, leidt tot inspraak zonder uitzicht.’ Eerst moet je begrijpen waar je staat, dan pas kun je de juiste beslissingen nemen. Met overzicht en inzicht kan ik straks beter sturen: wat is er uitgegeven, wat is de ruimte, en waar liggen de knelpunten?”

Centralisatie van gegevens

Waar nu nog verschillende afdelingen met losse Excel-sheets werken, komt straks alles samen in één systeem. “We krijgen een single source of truth. Geen verschillende versies van dezelfde gegevens, maar alles op één plek. Dat zorgt voor duidelijkheid,” zegt Ronald.

Eenduidige taal

Op dit moment gebruiken verschillende teams nog verschillende manieren om gegevens vast te leggen. “De één heeft het over 600 keukens, terwijl de ander spreekt van 600 vaatwassers en 600 keukenkastjes,” licht Ronald toe. “Straks hanteren we vaste richtlijnen. Alles wordt op dezelfde manier vastgelegd. Geen discussies meer in vergaderingen over wat er precies bedoeld wordt. Iedereen werkt met dezelfde gegevens en spreekt dezelfde taal.”

Eenduidige processen

Met de nieuwe software kunnen de bouwteams en de financiële afdeling op dezelfde manier werken. Zodra er een nieuw project start, wordt het in HB Software vastgelegd. Iedereen werkt volgens dezelfde procedures en met dezelfde informatie. “Geen verschillende templates meer, maar één heldere werkwijze,” benadrukt Ronald.

Gestroomlijnde verslaglegging en rapportages

De rapportages worden ook gestroomlijnd. De accountant en de raad van commissarissen willen precies weten hoe de bouwprojecten ervoor staan. Ronald: “Dat doen we nu handmatig, maar straks wordt alles automatisch gegenereerd. Dat bespaart tijd en zorgt voor meer nauwkeurigheid.

Efficiëntie als ‘bijvangst’

Doel één is eenduidigheid. Daaruit volgt efficiëntie. Minder tijd kwijt aan dubbel werk, meer eenvoud en snelheid. “Als je tijd bespaart, maar de informatie klopt niet, schiet je er niks mee op. Dus eerst eenduidigheid, dan efficiëntie.”

HB Software als innovatieve partner

SSH is goed op weg om de meest gedigitaliseerde woningcorporatie van Nederland te worden. En met een innovatieve partner als HB Software aan hun zijde, gaan ze die ambitie zeker waarmaken.