Bouwgrondstoffen en moderne software gaan hand in hand

K3 Delta en HB Software: Bouwgrondstoffen en moderne software gaan hand in hand

K3 Delta is onderdeel van de K3-organisatie, een veelzijdig familiebedrijf van de derde generatie. Als zand- en grindspecialist levert K3 Delta belangrijke grondstoffen voor de Nederlandse bouwsector. Om hun complexe operaties te stroomlijnen, had het bedrijf behoefte aan een modern, geïntegreerd softwaresysteem dat kon meegroeien met de organisatie. In dit artikel vertellen Peter Pols, commercieel manager bij K3 Delta Zand en Grind, en Peter Versteege, consultant bij HB Software, over hun samenwerking en de succesvolle implementatie van Business Central.

Van noodzaak naar vernieuwing

Als commercieel manager bij K3 Delta Zand en Grind stuurt Peter Pols de verkoop aan. “K3 Delta is een van de vijf dochterondernemingen van de K3-organisatie, met ieder een eigen specialisme,” vertelt hij. “Onze corebusiness is het produceren van zand en grind voor de beton- en asfaltindustrie en voor infrastructuur. Tegelijkertijd creëren we met onze activiteiten nieuwe natuur- en recreatiegebieden en dragen we bij aan hoogwaterveiligheid.”

Het bedrijf werkte tot begin 2024 met een verouderde applicatie. “Het voldeed op zich nog prima,” legt Pols uit, “maar werd niet meer ondersteund en doorontwikkeld. We moesten naar een nieuw systeem om toekomstbestendig te blijven.”

De zoektocht naar de juiste oplossing

De zoektocht naar een nieuw systeem begon met een brede marktverkenning. “Onze branche is niet zo groot,” vertelt Pols. “We hebben eerst gekeken wat collega-bedrijven gebruikten om een beeld te krijgen van wat er in de markt beschikbaar was.”

Pols kende HB Software al uit het verleden. “Zelf had ik goede ervaringen met HB Software opgedaan in een eerdere baan, maar ik was niet de enige die over deze keuze ging. We hebben het daarom breder uitgezet, meerdere partijen benaderd en zorgvuldig uitgevraagd. Uiteindelijk hebben we gekozen voor HB Software, vooral vanwege hun bekendheid met onze branche.”

Een soepele implementatie

De implementatie verliep soepel. “De snelheid was boven verwachting,” herinnert Pols zich. “HB Software bracht ons snel naar de implementatiefase en gaf het proces echt vaart.”

Een belangrijk onderdeel was het testen van de aangeboden oplossingen. “We hebben veel tijd gestoken in het testen en uitproberen,” vertelt Pols. “Dit is een tijdrovende, maar onmisbare stap, omdat we zo konden aangeven welke onderdelen nog niet helemaal aansloten bij onze wensen. HB Software kon daarmee de software mooi afstemmen op onze processen. Het tempo lag goed en de samenwerking verliep prettig.”

Koppelingen: Alles geïntegreerd

Een belangrijk aspect van de implementatie was de integratie met andere systemen. “Voor onze financiële administratie gebruiken we een aparte oplossing,” legt Pols uit. “We maken dus geen gebruik van de financiële mogelijkheden van Business Central, dat verloopt via een koppeling.”

De integratie gaat verder dan alleen de financiële systemen. “We hebben ook koppelingen met het weegsysteem op onze diverse locaties en met het ordersysteem,” vertelt Pols. “De interactie tussen deze systemen is essentieel. Alles wat wij op kantoor invoeren moet op locatie zichtbaar zijn, en die informatie moet goed heen en weer gaan.”

Peter Versteege, consultant bij HB Software, ziet deze integraties als een goede ontwikkeling: “We hebben meer koppelingen gemaakt. Niet alleen met het financiële pakket, maar ook met andere werkstromen tussen ons product en de buitenwereld. De weegbrug is daar een goed voorbeeld van – vrachtwagens die over de weegbrug rijden als ze zand ophalen worden direct geregistreerd. Door deze integraties is ons product ook weer beter geworden. Een mooie stap voor K3 Delta, maar zeker ook voor ons.”

Meedenken zonder maatwerk

De samenwerking met HB Software, en met name met consultant Peter Versteege, verliep uitstekend. “We werkten voornamelijk met Peter,” vertelt Pols. “Hij is deskundig en snapt niet alleen snel de vraag, maar vooral ook de niet-uitgesproken vraag. Hij begrijpt de achterliggende gedachte van waarom we iets willen en komt daardoor snel met passende oplossingen.”

K3 Delta koos bewust voor zo min mogelijk maatwerk. “Niet alleen vanwege kostenoverwegingen, maar ook voor toekomstig gemak bij updates,” legt Pols uit. “Hoe meer standaard, hoe makkelijker. Peter hielp ons goed om binnen de standaardmogelijkheden toch te doen wat we wilden.”

Als hij de samenwerking in drie woorden moet omschrijven, kiest Pols voor: “Meedenken, gedreven en branchekennis. Peter begreep vaak snel wat we bedoelden, ook als we het niet precies konden uitdrukken. Hij was betrokken bij het vinden van oplossingen, snel beschikbaar en zat boven op de zaak. En HB Software snapt onze business – de zand- en grindwereld is voor hen bekend terrein. Dat merk je.”

Flexibiliteit in uitdagende situaties

Er waren ook momenten waarop flexibiliteit en een prettige samenwerking het verschil maakten. Peter Versteege herinnert zich een belangrijk moment: “Bij de eerste facturatieronde kun je weleens problemen tegenkomen. Als iets niet goed is ingesteld, wordt dat op dat moment zichtbaar. De samenwerking met K3 was hierin echt ontspannen. Toen we een factuurrun een week moesten uitstellen, keken ze daar heel pragmatisch naar. In plaats van in paniek te raken, maakten ze een nuchtere berekening van de werkelijke impact. Die benadering maakte het samenwerken prettig.”

Het resultaat: Inzicht en eenduidigheid

De uitvoering van het project verliep goed, maar het overzicht houden was soms een uitdaging. “Ik vond het soms lastig om zicht te houden op waar we stonden,” vertelt Pols. “We werkten aan veel punten tegelijk, en dan vroeg ik me weleens af: hoe ver zijn we eigenlijk en wat hebben we nog nodig?”

Ondanks deze uitdaging is K3 Delta tevreden met het resultaat. “Uiteindelijk is alles netjes binnen tijd en budget afgeleverd,” benadrukt Pols.

De implementatie is echter niet het eindpunt. “Na de implementatiefase heb je nog een behoorlijke periode nodig voor finetuning,” legt Pols uit. “We zijn nu nog steeds bezig met het verfijnen van het systeem en de afstemming met andere software die we gebruiken. Dat vraagt aandacht, maar dat is een normaal onderdeel van zo'n traject.”

Lessen voor toekomstige implementaties

Op basis van zijn ervaringen heeft Pols waardevolle tips voor andere organisaties die een soortgelijk traject overwegen: “Testen is ontzettend belangrijk,” benadrukt Pols. “HB komt met een oplossing, maar je moet zelf controleren of het systeem doet wat je nodig hebt en of het aansluit bij je processen. Dat kost tijd; zorg dat je die tijd neemt.”

“Daarnaast moet je goed weten wat je wilt,” adviseert Pols. “Hoe specifieker je bent in je wensen, hoe gerichter je samen met HB Software kunt toewerken naar een passende oplossing.”
Tenslotte benadrukt Pols dat je ook na de implementatiefase een traject ingaat. “Onderschat dat niet. Het is niet zo dat je op dag één live gaat en op dag twee klaar bent. Plan ook voor die fase tijd in.”

K3 Delta klaar voor de toekomst

De combinatie van Business Central en de specifieke bouwgrondstoffenmodule, samen met de koppelingen naar andere systemen, zorgt voor meer flexibiliteit en efficiëntie. Door te kiezen voor standaardoplossingen in plaats van maatwerk, blijft het systeem ook bij updates vlekkeloos werken.

“Met de nieuwe oplossing van HB Software zijn we als K3 Delta goed voorbereid op de toekomst,” concludeert Pols tevreden.