Casestudy Weleda

Weleda en HB Software: Een natuurlijke samenwerking

Weleda is een internationaal opererend Zwitsers bedrijf dat sinds 1921 natuurlijke en biologische verzorgingsproducten en geneesmiddelen ontwikkelt. Actief in meer dan 50 landen wereldwijd staat het bedrijf bekend om zijn duurzame aanpak en milieuvriendelijke productie. In dit artikel vertellen Mark van Leeuwen, IT-manager, en Edwin Meertens, applicatiebeheerder bij Weleda Benelux, en Marcel de Winter, consultant bij HB Software, over hun langdurige samenwerking en de succesvolle implementatie van Business Central.

Weleda Benelux

“Weleda is vandaag de dag vooral bekend van de cosmeticaproducten, maar dat is niet hoe we zijn begonnen,” vertelt Mark. “Aanvankelijk lag de focus op antroposofische en natuurgeneesmiddelen, pas later kwam de cosmetica erbij. Tegenwoordig komt ongeveer 90% van de omzet uit onze 100% natuurlijke cosmetica.”

Weleda Benelux, gevestigd in Zoetermeer, behoort tot de zes grootste vestigingen wereldwijd. Met eigen productie, logistiek, een bereidingsapotheek en een tuin waar ingrediënten voor producten worden verbouwd, heeft Weleda Benelux alle facetten in huis. Het team bestaat uit ongeveer 100 mensen – 80 in Nederland en 20 in België, waar een verkoopkantoor in Leuven is gevestigd.

Twintig jaar samenwerking

Weleda zocht ruim twintig jaar geleden naar een nieuwe partner voor hun toenmalige Navision-systeem. Zo kwamen ze bij HB Software terecht en ontstond een samenwerking die de tand des tijds heeft doorstaan. “We hebben al die tijd met HB Software samengewerkt,” vertelt Edwin. “Toen Mark en ik hier begonnen, was dat al zo. En tot nu toe is er geen enkele reden geweest om dat te veranderen.

Marcel is al die jaren de vaste contactpersoon voor Weleda. “Als we in meetings zitten, zeggen we weleens gekscherend dat Marcel de langstzittende medewerker is van Weleda,” lacht Mark.

“Wat bijzonder is aan Weleda is hun zelfstandigheid,” vertelt Marcel. “Ze ontwikkelen veel zelf en lossen het meeste zelf op. Ze hebben nauwelijks support nodig en regelen hun eigen IT-zaken. Alleen bij grotere projecten of uitdagingen worden wij erbij gehaald, en dat is een prettige basis voor onze samenwerking.”

Uitdagingen en oplossingen

In de loop der jaren hebben Weleda en HB Software samen diverse uitdagingen aangepakt. “In mijn periode zijn we van Dynamics NAV naar Business Central gemigreerd. Dat waren grote uitdagingen, vooral de laatste migratie in 2023 was ingrijpend omdat de code aangepast moest worden,” vertelt Edwin. “HB Software heeft daarin veel werk voor ons in verzet.”

Daarnaast zijn er interessante projecten uitgevoerd, zoals Mark beschrijft: “Afgelopen jaar begonnen we met een eigen webshop, die volledig geïntegreerd is met Business Central. Ook zijn we overgegaan naar een nieuw CRM-systeem, Salesforce, waarvoor HB Software de interface heeft gebouwd.”

Weleda gebruikt Business Central met de nodige maatwerkaanpassingen. “Ze vallen onder onze HB SmartTrade-klantenkring,” legt Marcel uit. “Door de jaren heen is er een uitwisseling ontstaan: elementen van hun wensen zijn in onze standaardoplossing terechtgekomen, en andersom gebruiken zij ook functionaliteiten die we voor andere klanten hebben ontwikkeld.”

De oplossing voor Weleda is bijzonder specifiek, met unieke functies. “Ze hebben bijvoorbeeld artsen en patiënten in het systeem,” vertelt Marcel. “Als je met bijvoorbeeld klachten naar de huisarts gaat, kan deze een Weleda-product voorschrijven. Dit betreft natuurlijk privacygevoelige informatie die zorgvuldig moet worden beheerd.”

Een ander belangrijk aspect is het werken met lotnummers. “Iedere productierun heeft een uniek nummer en een houdbaarheidsdatum,” vertelt Marcel. “Alles in het magazijn wordt gestuurd op houdbaarheid, zodat producten die het eerst vervallen ook het eerst worden uitgeleverd. Zo voorkom je dat voorraden onverkoopbaar worden.”

De kracht van een goede relatie

Waarom blijft Weleda al twintig jaar bij HB Software? “We weten niet hoe ooit de keus op HB Software is gevallen, maar we kunnen wel vertellen waarom we niet zijn weggegaan,” antwoordt Mark met een glimlach. “We hebben gewoon een hele goede relatie. We zijn heel blij met de mensen van HB Software, want dat is uiteindelijk misschien nog wel belangrijker dan de oplossing. We hebben een vaste consultant, weinig wisselingen, een vast aanspreekpunt, goede bereikbaarheid en als we iemand nodig hebben, is er altijd wel een plekje vrij.” Edwin beaamt dit: “We zijn dik tevreden over hoe het loopt.”

Als Mark de samenwerking in drie woorden moet omschrijven, kiest hij voor: “Respectvol, informeel en gemoedelijk. En plezierig,” voegt hij er nog aan toe. “En vergeet kundig en betrouwbaar niet.”

Marcel ziet een perfecte match tussen beide organisaties: “Wat wij technisch gezien doen, kunnen andere bedrijven misschien ook wel. Maar het is vooral de klik tussen de mensen die het verschil maakt. Je moet elkaars taal spreken.”

Tips voor andere organisaties

Voor organisaties die een soortgelijke samenwerking overwegen, heeft Mark een duidelijk advies: “Ik zou iedereen aanraden om bij een potentiële partner op bezoek te gaan. Dan kun je ervaren of je een goede klik hebt. Het is belangrijk dat de bedrijfsculturen bij elkaar passen. Als je zelf een formeel bedrijf bent, moet je ook een wat formelere partner zoeken. HB Software en Weleda zijn qua cultuur een goede match.”

Toekomstbestendig

Dankzij de migratie naar Business Central en de integratie met andere systemen is Weleda klaar voor de toekomst. Met een eigen webshop, Salesforce-integratie en maatwerkaanpassingen voor lotnummerbeheer en speciale klantengroepen is het bedrijf goed uitgerust om door te groeien.

“Met het nieuwe systeem en onze langdurige samenwerking met HB Software zijn we goed voorbereid op toekomstige uitdagingen,” concludeert Mark tevreden.

Marcel kijkt optimistisch naar de toekomst van de samenwerking: “We hebben samen al zoveel mijlpalen bereikt. Ik ben benieuwd welke innovaties we de komende jaren samen nog gaan realiseren.”