Shutterstock 1989069020 768X384

Casestudy Gebr. Blokland

  2. Cases
  3. Gebroeders Blokland

Vastgoed projectcalculaties in de praktijk

Dit is het verhaal van een gerenommeerde vastgoedontwikkelaar en bouwer die de afgelopen jaren een sterke groei heeft doorgemaakt: Gebroeders Blokland uit Hardinxveld-Giessendam. Ze hebben zich bewezen als constante factor in de vaak turbulente vastgoedsector. Hun groei betekende dat er een steeds grotere behoefte ontstond om grip en controle op de financiële- en projecthuishouding te krijgen. Waarom dat zo was? We gaan erover in gesprek met Marijn Angenent, Financial Controller:

De uitdaging van groei

In het verleden bestonden vastgoed en bouw-projectcalculaties vooral uit handmatige werkzaamheden. Dit is wat Marijn erover zegt: “Toen de gebroeders Blokland zelf nog actief waren met de projecten en op de bouwplaatsen was er sprake van jarenlange ervaring van de oprichters en hun ‘fingerspitzengefühl’ om de juiste calculaties te maken. Ze wisten wat er nodig was en kenden zelf heel nauwkeurig de actuele project- en bouwkosten. Een uitgebreide projectbewaking was daarom niet nodig. Maar door het succes kwamen er steeds meer projecten, meer managers en collega’s en daarmee ook meerdere manieren van rapportage.”

“In 2017 deden de oprichters een stap terug en zette de huidige directie het bedrijf voort. De oprichters wilde wel geïnformeerd blijven en groter worden betekende ook dat directieleden minder in detail met de projecten bezig konden zijn. Er ontstond daardoor de behoefte om grip te krijgen op de cijfers van het toenemende aantal projecten. Dat is sowieso uitdagend want een vastgoedproject wat je vandaag calculeert, maar pas over een of twee jaar gebouwd wordt, kan qua kosten flink fluctueren. Zeker nu is dat het geval: stijgende bouwkosten, uitdagingen op het gebied van beschikbare arbeid en schaarste van bouwmaterialen zijn daar debet aan. Er was en is iets anders nodig om mogelijke financiële risico’s in te dammen.”

Het bijeenbrengen van alle financiële- en projectgegevens: Exsion365

De financiële begrotingen van vastgoedprojecten worden door projectmanagers in Excel bestanden bijgehouden. De projectgegevens in het ERP-systeem Business Central.

“We wilden minder handmatige invoer in deze Excel bestanden, maar vooral ook meer kwaliteit rondom de data. Er ontstonden vragen: klopt de informatie wel op de verschillende plekken? Kan er meer gestandaardiseerd worden zodat er meer inzicht is over de verschillende projecten? Hoe kunnen we vastgoedprojectinformatie consolideren om betere capaciteits- en financiële planningen te maken? We kwamen in contact met HB Vastgoed 365, omdat we gehoord hadden van de oplossing Exsion365 die data vanuit Business Central integreert met Excel. We besloten dat Exsion365 de juiste oplossing voor ons was. Het bleek het begin te zijn van een intensieve samenwerking.

De samenwerking met HB Vastgoed 365

Marijn vervolg zijn verhaal: ‘Naast de integratie van Excel en Business Central heeft HB Vastgoed ook een aantal kant-en-klare rekenmodellen voor ons ontwikkeld. Zoals een calculatiemodule om vooraf de stichtingskosten te berekenen, een kosten-batenanalyse (KBA), een cashflow module en een liquiditeitsbegroting.'

"Op technisch of softwarematig gebied zijn er nooit problemen, het is een betrouwbaar op Microsoft gebaseerd platform. Zo kan ik bijvoorbeeld de data van Exsion visueel zichtbaar maken met PowerBI. Als controller zie ik dan in een oogopslag waar iets mogelijk misgaat. Mocht ik ergens niet uitkomen dan is er altijd direct een antwoord van Nicky Oudt de consultant van HB software. Eenvoud, maar ook er altijd zijn, is wat ik waardeer in onze samenwerking.”

Marijn Angenent Financial Controller van Gebroeders Blokland

Resultaten

Natuurlijk hebben we Marijn gevraagd wat de samenwerking concreet betekent. Dit waren zijn antwoorden over de behaalde resultaten:

  • Tijd- en kostenbesparing: werken met Vastgoed365 bespaart enorm veel tijd, omdat management informatie rondom vastgoedprojecten geautomatiseerd wordt opgesteld. Het scheelt minimaal 1 Fte, waarschijnlijk zelfs meer.
  • Een hogere kwaliteit van de projecten: in het verleden was de kosten-batenanalyse (KBA) een handmatig model waardoor fouten konden ontstaan in de projectcalculaties.
  • Uniformiteit van rapportage: het managen van alle vastgoedprojecten gebeurt nu op een eenduidigere manier.
  • Het beter plannen van projecten: door de uniformiteit van rapportage is het eenvoudiger geworden om bijvoorbeeld te bepalen welke capaciteit op welk moment beschikbaar is.
  • Grip en controle op projectkosten: elke zes weken kunnen we de begroting afzetten ten opzichte van de werkelijke uitgaven. Bovendien is het eenvoudiger geworden voor projectleiders om nieuwe prognoses te maken op basis van de actualiteit.

Samen naar de toekomst

Tot slot vroegen we Marijn naar zijn visie op onze samenwerking in de toekomst: “ik zie een trend waarbij steeds meer stakeholders, zoals aandeelhouders, banken, toeleveranciers en opdrachtgevers meer verwachten dan het geven van eenmalige jaarlijkse cijfers. Ze willen bijvoorbeeld cijfers per kwartaal ontvangen: meer zekerheid en risico uitsluiting. Voor mij is dat geen probleem om te doen, zolang we op diverse fronten samen blijven zorgen voor vereenvoudiging van werkprocessen, integratie en vooral makkelijk te gebruiken tooling. De kennis die HB Vastgoed 365 heeft in de vastgoedsector gaat ons daar ongetwijfeld bij helpen.”

Over Gebroeders Blokland

De Blokland broers, uit Hardinxveld- Giessendam begonnen in 1977 als timmermannen en werden (door ondernemerschap en hard werken) onderaannemer, aannemer en vervolgens projectontwikkelaar. Ze zijn inmiddels uitgegroeid tot vastgoedontwikkelaar en bouwer Gebroeders Blokland met een stevig financieel fundament, een grote klantenkring, ruim 100 personeelsleden en een groot aantal samenwerkingspartners. 

Naar case overzicht