Budget overschreden. Planning verschoven. Weer. De aannemer wijst naar leveringsproblemen, de projectleider naar onvoorziene omstandigheden. Maar het echte probleem? Niemand heeft het complete overzicht. In deze blog deelt Alfred van Duren, directeur van HB Software, wat hij in twintig jaar samenwerking met vastgoedontwikkelaars leerde over projectbeheersing.

Een herkenbare start 

Elk vastgoedproject begint met een idee, een wens of een concept. Neem de wijk Duin in Almere. Een fantastisch concept: wonen in de duinen met een strand voor de deur. Maar hoe houd je zo'n project financieel in de hand?

Bij de start rekent de ontwikkelaar alles door: grondkosten, bouwkosten, infrastructuur, elektriciteit. Dan valt het besluit. Het project gaat los en jouw uitdaging begint: de facturen komen binnen, opdrachten worden gegeven, verplichtingen aangegaan, prognoses bijgesteld. De vragen stapelen zich op. Waar staan we financieel? Hebben we genoeg cash gedurende het bouwproces? Wat wordt de marge? En wat is de impact van tegenvallers?

Vorige week sprak ik een controller die het zo verwoordde: "We hadden weer een budgetoverschrijding. Pas gisteren ontdekt bij het verwerken van de facturen." De oorzaak? Ze wisten wel welke opdrachten ze gaven en welke facturen binnenkwamen, maar waren vergeten de verplichtingen goed te registreren.

Dit zie ik vaker. Niet omdat controllers hun werk niet goed doen, maar omdat informatie versnipperd is over verschillende systemen en personen.

Het werkelijke probleem

Natuurlijk maken stijgende bouwkosten en personeelstekort het er niet makkelijker op. Maar wat ik in de praktijk zie: bedrijven die hun informatie goed op orde hebben, kunnen deze uitdagingen aan. Bedrijven met versnipperde systemen worden erdoor verrast.

Het verschil? De eerste groep ziet problemen aankomen en kan bijsturen. De tweede groep constateert achteraf wat er mis ging.

Neem een typisch vastgoedproject:

• De aannemer werkt in zijn eigen Excel
• Facturen komen binnen via verschillende kanalen
• De projectleider houdt planning bij in weer een ander systeem
• De financiële administratie probeert alles samen te voegen

Het is geen wonder dat budgetoverschrijdingen pas laat opvallen.

Praktische stappen naar beter overzicht

Wil je meer grip op je projecten? Begin met deze stappen:

1. Breng in kaart wat je gebruiktHoeveel verschillende systemen en Excel-sheets gebruikt je organisatie? Bij veel ontwikkelaars zijn dat er meer dan ze denken.

2. Werk naar één bron van waarheidKies een centraal systeem waar project- en financiële informatie samenkomen. Dat hoeft niet in één keer - begin met je belangrijkste projecten.

3. Maak afspraken met partnersSpreek met aannemers en zzp'ers af hoe informatie wordt aangeleverd. Hoe uniformer, hoe beter het overzicht.

4. Monitor actief, niet achterafMet goede systemen kun je wekelijks (of zelfs dagelijks) zien waar projecten staan. Dat geeft ruimte om bij te sturen voordat het misgaat.

De praktijk: zes maanden later

Die projectontwikkelaar uit Utrecht? Inmiddels werkt hij met een geïntegreerd systeem. "Het scheelt me uren per week," vertelde hij laatst. "Maar belangrijker: ik word niet meer verrast door budgetoverschrijdingen. Als er iets dreigt mis te gaan, zie ik het op tijd."

Dat is geen rocket science. Het is simpelweg het gevolg van betere informatievoorziening.

Realistische verwachtingen

Laten we eerlijk zijn: één systeem lost niet alle problemen op. De bouwsector blijft complex, met externe factoren waar je weinig invloed op hebt. Maar wat het wél doet: het geeft je de informatie die je nodig hebt om goede beslissingen te nemen. Op tijd. Met volledig overzicht. De vraag is niet of je projecten complex blijven - dat blijven ze. De vraag is of je er grip op hebt of achter de feiten aanloopt.

We weten hoe complex vastgoedprojecten zijn. Juist daarom geloven wij dat inzicht het verschil maakt tussen stress en succes

Alfred van Duren is directeur van HB Software. Hij helpt vastgoedontwikkelaars en woningcorporaties bij het stroomlijnen van hun projectadministratie.

Wil je weten hoe andere ontwikkelaars grip houden op hun projecten? We laten het je graag zien.