Je hebt een order binnengehaald. Goede prijs, mooie marge. Op papier ziet het er goed uit. Maar drie maanden later, als alle facturen zijn verwerkt, blijkt het ineens een stuk minder rooskleurig. De zeevracht viel hoger uit dan verwacht. Er kwamen invoerrechten bij die niemand had meegenomen. En de opslag duurde langer dan gepland.

Herkenbaar? Bij veel handelsbedrijven is marge een getal dat pas achteraf klopt. Of niet klopt, want er missen altijd kosten.

Marcel de Winter werkt al ruim twintig jaar als consultant bij handelsbedrijven die werken met Business Central. Hij merkt hoe bedrijven worstelen met het verschil tussen wat ze denken te verdienen en wat ze echt verdienen. In deze blog vertelt hij waar de gaten zitten, en wat je eraan kunt doen.

Je rekent met een inkoopprijs, niet met de totale kosten

De meeste handelsbedrijven rekenen hun marge op basis van inkoopprijs en verkoopprijs. Simpel. Maar die inkoopprijs vertelt maar een deel van het verhaal. Zeker als je internationaal inkoopt.

Neem een container uit Azië. Je koopt producten in voor een bepaald bedrag. Maar voordat die goederen bij je klant liggen, komen er kosten bij. Zeevracht, havenkosten, invoerrechten, binnenlands transport, opslagkosten. Soms assemblagekosten, als je producten nog samenvoegt voor ze de deur uitgaan.

Al die kosten samen bepalen wat een product je echt kost. Maar in de praktijk zitten ze verspreid over verschillende facturen, van verschillende partijen, op verschillende momenten. En dan wordt het lastig om te zien wat een specifieke order je werkelijk heeft gekost.

Eén container, tien orders, één factuur van de rederij

Je hebt een container met goederen voor tien verschillende inkooporders. De factuur van de rederij is één bedrag, voor de hele container. Die kosten verdeel je over de orders, maar hoe doe je dat eerlijk?

Op gewicht? Op volume? Op waarde? Het maakt nogal uit welke methode je kiest. En als je het handmatig doet, kost het veel tijd. Tijd die je boekhouding of financieel medewerker beter kan besteden.

Veel bedrijven pakken het pragmatisch aan: een vast bedrag per kilo of per pallet. Beter dan niets, maar het vertekent je beeld. Bij de ene order reken je te veel kosten toe, bij de andere te weinig.

Hoe dat eruitziet in de praktijk

Een voorbeeld. Je koopt een container in voor 40.000 euro aan goederen. Op basis van die inkoopprijs en je verkoopprijzen reken je een marge van 22 procent. Mooi resultaat, zou je denken.

Maar dan komen de facturen binnen. Zeevracht: 3.200 euro. Havenkosten en invoerrechten: 2.100 euro. Binnenlands transport en opslag: 1.500 euro. Samen 6.800 euro aan bijkomende kosten. Als je die eerlijk verdeelt over je orders, zakt die marge van 22 naar 14 procent.

Acht procentpunt verschil. Niet omdat je iets fout hebt gedaan, maar omdat je inkoopprijs niet hetzelfde is als je totale kosten. Dat verschil is bij veel handelsbedrijven groter dan ze denken.

Vooraf weten, achteraf checken

Hoe voorkom je die verrassingen? Door twee dingen te doen. Ten eerste: voorcalculatie. Voordat je een order accepteert, reken je alle verwachte kosten mee. Niet alleen de inkoopprijs, maar ook de verwachte transportkosten, invoerrechten, opslag en eventuele assemblage. Zo weet je vooraf wat een order je gaat kosten en wat je eraan verdient.

Ten tweede: nacalculatie. Als alle facturen binnen zijn, vergelijk je de werkelijke kosten met je schatting. Klopte het? Waar zat het verschil? Was de zeevracht hoger dan verwacht, of vielen de invoerrechten mee?

Dat klinkt logisch. Maar in de praktijk doen veel bedrijven alleen het eerste, of alleen het tweede. Of geen van beide, omdat het te veel werk is om alle kosten bij elkaar te zoeken.

Waarom standaard Business Central hier niet genoeg voor is

Business Central is een goed systeem. Maar standaard biedt het geen functionaliteit om transportkosten over meerdere orders in een container te verdelen. Je kunt niet in één keer een factuur van de rederij toewijzen aan alle goederen die in die container zaten. Dat moet je handmatig doen, of via een omweg.

Hetzelfde geldt voor voorcalculaties. Je kunt een verkoopprijs invullen en een inkoopprijs, maar alle bijkomende kosten moet je ergens anders bijhouden. In een Excel, in je hoofd, of op een briefje. En op het moment dat je marge afhangt van losse berekeningen buiten het systeem, weet je nooit helemaal zeker of het klopt.

Dat is precies waarom HB Software SmartTrade heeft gebouwd. Een uitbreiding op Business Central die specifiek is ontwikkeld voor handelsbedrijven. SmartTrade maakt het mogelijk om alle kosten rondom een container, van zeevracht tot opslagkosten, direct toe te wijzen aan de juiste orders. Geen handwerk, geen losse spreadsheets.

Hoe het eruitziet als het wél werkt

Met SmartTrade zie je bij het invoeren van een order direct wat de verwachte marge is, inclusief alle bijkomende kosten. Niet een inschatting op gevoel, maar een berekening op basis van actuele tarieven. En drie maanden later kun je met één klik checken of dat klopte.

De directeur weet welke klanten en productgroepen echt bijdragen aan het resultaat. De financieel verantwoordelijke hoeft niet meer te puzzelen met losse facturen. De inkoper weet wat hij maximaal mag betalen om de gewenste marge te halen. Allemaal op basis van dezelfde cijfers, uit hetzelfde systeem.

Drie vragen om jezelf te stellen

Wil je weten of dit bij jouw bedrijf speelt? Stel jezelf deze drie vragen.

Kun je binnen vijf minuten opzoeken wat een specifieke order je echt heeft gekost, inclusief transport, invoerrechten en opslag?

Weet je welke klant of productgroep het meest bijdraagt aan je resultaat?

Durf je op basis van je huidige cijfers een grote order aan te nemen?

Als het antwoord op één van die vragen nee is, dan klopt je marge waarschijnlijk op papier. Maar niet in de praktijk.

Meer weten over marge-inzicht bij handelsbedrijven?

Wil je weten hoe andere handelsbedrijven hun margecalculatie inrichten? Of hoe je containerkosten snel en eerlijk verdeelt over je orders? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek met Marcel of Marian. Ze vertellen je graag hoe het er in de praktijk aan toegaat.