Het rapport zegt groen. Het budget voor de ruwbouw staat nog ruim open en de marge ziet er gezond uit. Op de bouwplaats weet de uitvoerder al weken dat dit beeld niet klopt. Hij sprak meerwerk af, een onderaannemer zette een extra ploeg in en de heipalen gingen dieper dan gepland. Alleen staat daar nog niets van in je administratie. Alfred van Duren ziet dit gat bij veel projectontwikkelaars. In deze blog vertelt Alfred waarom je financiële cockpit de bouwplaats niet bijhoudt, en hoe je dat gat dichtmaakt.

Je administratie kent alleen facturen

Een financieel systeem registreert wat binnenkomt: facturen, boekingen en betalingen. Daar is het goed in. Op een bouwproject ontstaan kosten alleen eerder. Ze ontstaan op het moment dat iemand een opdracht geeft, een afspraak maakt of een extra ploeg inzet. Tussen dat moment en de factuur zitten soms weken, soms maanden.

In die periode heb je het geld feitelijk al uitgegeven, terwijl je cockpit het budget nog als vrij toont. Je vliegt dus met een hoogtemeter die pas bijwerkt na de landing.

Wat de uitvoerder weet, mist de controller

De meeste informatie over je project zit in geen enkel systeem. Je vindt het in het hoofd van de uitvoerder, in een appgroep met onderaannemers of op een notitieblok in de bouwkeet. Een mondelinge afspraak over meerwerk op dinsdag raakt direct je marge. De controller ziet die afspraak pas als de factuur binnenkomt. Of later, als de onderaannemer bij de eindafrekening met een lijstje komt.

Iedereen doet hier gewoon zijn werk. De uitvoerder bouwt, de controller boekt. Het probleem zit in de overdracht tussen die twee, want die bestaat simpelweg niet.

Zet verplichtingen in je cijfers

Stuur daarom op verplichtingen, naast realisatie. Leg een opdracht vast op het moment dat je hem verstrekt. Registreer meerwerk zodra je het afspreekt. Dan zie je per kostenpost drie getallen: wat je begroot hebt, wat je hebt toegezegd en wat al gefactureerd is.

Het verschil tussen begroot en toegezegd vertelt je hoeveel ruimte je echt nog hebt. Voor een controller zegt dat getal veel meer dan een restbudget op basis van binnengekomen facturen. Vraag de projectleider daarnaast per post een verwachte eindstand in te vullen. Dan stuur je op waar het project eindigt, in plaats van op waar de boekhouding nu staat.

Laat de bouwplaats zelf vastleggen

Het gat dicht je het snelst door de bron dichter bij de administratie te brengen. Geef de projectleider of uitvoerder een eenvoudige manier om een opdracht of meerwerk direct vast te leggen, op zijn telefoon en in hetzelfde systeem waar de controller in werkt. Zo werkt iedereen vanuit één bron. Niemand hoeft meer rond te bellen om te vragen hoe het ervoor staat, en het Excel-lijstje dat de uitvoerder voor zichzelf bijhoudt, mag met pensioen.

Dat scheelt ook werk op kantoor. Goede administratieve mensen zijn schaars. Die zet je liever in op het duiden van cijfers dan op het najagen van informatie die ergens in een bouwkeet ligt.

Van brandjes blussen naar vooruitkijken

Zie je een verplichting op het moment dat hij ontstaat, dan verandert je rol. Je hoeft achteraf niet meer uit te leggen waarom een post over budget ging. Je ziet op tijd dat het grondwerk duurder uitvalt, en je bespreekt met de projectleider waar je dat terughaalt. Dat gesprek voer je liever in maand drie dan bij de oplevering.

Wil je weten hoe ver jouw cockpit achterloopt? Pak je grootste lopende project en vraag de uitvoerder welke afspraken hij de afgelopen maand maakte die nog niet gefactureerd zijn. Leg dat lijstje naast je laatste rapport. Het verschil laat zien hoeveel van je groene cijfers eigenlijk al oranje zijn.