Je hebt eindelijk iemand gevonden die de administratie snapt. Drie maanden later zit diegene tot 's avonds laat Excel-sheets te reconciliëren. Zes maanden later is de vacature weer open. In deze blog deelt Alfred van Duren, directeur van HB Software, wat hij ziet bij vastgoedontwikkelaars die wél hun beste mensen behouden.

Waarom controllers binnen een jaar vertrekken

Vorige maand sprak ik een projectontwikkelaar in Rotterdam. Hij had net voor de derde keer in twee jaar een controller verloren. Niet aan de concurrentie, niet vanwege salaris. Maar omdat de functie onwerkbaar was geworden.

„Ze beginnen vol enthousiasme," vertelde hij. „Maar na een paar maanden worden ze moedeloos. Te veel handwerk, te veel zoeken naar cijfers, te weinig tijd voor écht financieel advies."

Dit is geen incident. Het is een patroon dat ik in twintig jaar samenwerking met vastgoedontwikkelaars steeds vaker zie.

Wat het verlies van één controller werkelijk kost

Als een goede controller vertrekt, verlies je meer dan een medewerker. Je verliest iemand die jouw projecten kent, die weet welke budgetposten aandacht nodig hebben, die de taal van je aannemers en architecten spreekt. Die kennis zit in geen enkel systeem. Die zit in het hoofd van die ene persoon.

De directe gevolgen zijn fors. Werving van een financieel specialist in de bouwsector kost al snel een tot anderhalf jaarsalaris als je alle kosten meetelt: bureaus, inwerktijd, productiviteitsverlies. Maar de indirecte schade is groter. Denk aan budgetoverschrijdingen die te laat worden gesignaleerd omdat niemand de cijfers overziet. Aan meerwerk dat niet tijdig wordt bijgehouden. Aan cashflowverrassingen omdat de nieuwe kracht de projecthistorie niet kent.

En dan is er nog het risico voor je governance. Zonder continuïteit in je financiële team wordt je audittrail kwetsbaar. Budgetbewaking wordt reactief in plaats van proactief. Externe financiers en accountants stellen vragen die niemand direct kan beantwoorden. In een markt met stijgende bouwkosten en fluctuerende inkoopprijzen kan dat direct duizenden euro's per project schelen.

Niet de arbeidsmarkt, maar de werkomstandigheden

Het is verleidelijk om het af te schuiven op de arbeidsmarkt. Ja, goed personeel is schaars. Maar dat is niet het hele verhaal.

Wat ik in de praktijk zie: controllers vertrekken niet omdat ze het werk niet leuk vinden. Ze vertrekken omdat het werk onnodig frustrerend is. Omdat ze informatie bij elkaar moeten sprokkelen uit vijftien verschillende Excel-bestanden, drie mailboxen en twee projectmanagementtools. Omdat ze geen tijd overhouden voor het werk waarvoor je ze hebt aangenomen.

Reken maar mee. Stel dat je controller 12 uur per week besteedt aan handmatige reconciliaties, het overtypen van gegevens en het bij elkaar zoeken van informatie. Dat is ruim 600 uur per jaar. Tegen een interne kostprijs van €85 per uur is dat meer dan €50.000 aan administratief werk dat geen waarde toevoegt aan je projecten. Geen marge-inzicht, geen risicoanalyse, geen strategisch advies. Alleen tikwerk.

Een goede controller wil vooruit kijken, risico's signaleren, marge bewaken. Als diegene de hele dag bezig is met facturen handmatig afstemmen tegen budgetten, gaat die persoon op zoek naar een werkgever die het wél goed geregeld heeft.

Hoe een woningcorporatie het verloop stopte

De bedrijven waar controllers lang blijven, hebben één ding gemeen: ze hebben hun informatiehuishouding op orde.

Een van de woningcorporaties waar we mee samenwerken, herkende dit probleem. Ze beheerden tientallen Excel-sheets voor evenveel projecten, zonder totaaloverzicht. De accountant en de raad van commissarissen wilden precies weten hoe bouwprojecten ervoor stonden. Dat ging volledig handmatig. Elke maand opnieuw.

Sinds ze zijn overgestapt op één centraal systeem werkt iedereen met dezelfde cijfers, dezelfde processen en dezelfde taal. Budgetafwijkingen worden direct zichtbaar, niet pas weken later bij de factuurverwerking. Rapportages worden automatisch gegenereerd in plaats van handmatig samengesteld. En misschien het belangrijkste: het financiële team kan zich richten op analyse en sturing, in plaats van op het bij elkaar sprokkelen van data.

De I&A-manager van deze corporatie verwoordde het treffend: eerst moet je begrijpen waar je staat, dan pas kun je de juiste beslissingen nemen. Dat klinkt eenvoudig. Maar het vraagt wél dat je jouw mensen de juiste tools geeft om dat ook daadwerkelijk te doen.

Waar je organisatie geld laat liggen

De winst zit niet in de software zelf. Die zit in wat je mensen kunnen doen als ze niet meer vastlopen in handwerk.

Stel jezelf eens deze vragen. Hoeveel uur per week besteedt jouw controller aan het bij elkaar zoeken van informatie? Hoe snel signaleert je team een budgetafwijking, weken van tevoren of pas bij de factuurverwerking? Hoe vaak worden discussies met aannemers gevoerd zonder actuele cijfers? Als het antwoord je niet bevalt, heb je een probleem dat niets met de arbeidsmarkt te maken heeft.

Want die uren zijn uren waarin je controller niet doet waar je hem of haar voor hebt aangenomen. En het zijn uren die je concurrent misschien al heeft geautomatiseerd.

Drie acties om je controller te behouden

1. Breng het tijdverlies in kaart

Vraag je controller concreet waar de meeste tijd aan opgaat. Welke handelingen kosten het meeste tijd? Welke informatie is het moeilijkst te vinden? Hoeveel uur per week gaat op aan werk dat geautomatiseerd zou kunnen zijn? Je zult verbaasd zijn over de antwoorden.

2. Werk naar één bron van waarheid

Kies een centraal systeem waar project- en financiële informatie samenkomen. Dat hoeft niet in één keer. Begin met je belangrijkste projecten en bouw van daaruit verder. Het gaat erom dat iedereen, van projectmanager tot directie, met dezelfde actuele cijfers werkt.

3. Maak de functie weer inhoudelijk

Een controller die strategisch kan meedenken, die vooruit kan kijken in plaats van achteraf te corrigeren, die is veel lastiger te verleiden door een concurrent. Niet omdat je meer betaalt, maar omdat het werk zelf interessanter is. Geef je controller de ruimte om risico's te signaleren, marges te bewaken en mee te denken over projectbeslissingen. Dat is waar goede mensen voor kiezen.

Retentie begint bij werkbare processen

Personeel behouden in vastgoed gaat niet alleen over salaris of arbeidsvoorwaarden. Het gaat over de vraag of jouw organisatie een plek is waar goede mensen hun vak kunnen uitoefenen. Of dat het een plek is waar ze vastlopen in handwerk en frustratie.

Elke keer dat je een goede controller verliest, verlies je niet alleen een medewerker. Je verliest grip op je projecten, continuïteit in je financiële sturing en het vertrouwen van partners en financiers. Die krijg je niet zomaar terug.

Alfred van Duren is directeur van HB Software. Hij helpt vastgoedontwikkelaars en woningcorporaties bij het stroomlijnen van hun projectadministratie.

Wil je weten hoeveel tijd jouw team verliest aan handwerk? We brengen het in 60 minuten in kaart. Plan een gesprek.