De verkoper heeft een Excel met prijshistorie. De inkoper houdt levertijden bij in een eigen spreadsheet. De directeur werkt maandelijks een overzicht bij. En ergens op een gedeelde schijf staat een bestand waar niemand aan mag komen, want "dan klopt de formule niet meer."

Bij vrijwel elk handelsbedrijf dat we binnenlopen, treffen we ze aan. Schaduwadministraties die niet uit luiheid ontstaan, maar uit noodzaak. Het systeem geeft niet wat mensen nodig hebben, dus bouwen ze hun eigen oplossing. Marcel de Winter is Sr. Solution Architect bij HB Software en legt in deze blog uit waarom dat gebeurt, wat het kost en hoe je er vanaf komt.

Hoe een eigen Excel uitgroeit tot bedrijfskritische informatiebron

Niemand maakt een schaduwadministratie voor de lol. Het gebeurt omdat iemand informatie nodig heeft die het systeem niet geeft, of niet snel genoeg geeft. De verkoper die aan de telefoon zit en wil weten wat hij vorige maand aan een klant heeft verkocht, gaat niet door zes schermen klikken terwijl die klant wacht. Die opent zijn eigen Excel en heeft het antwoord in twee seconden.

De inkoper die wil weten wanneer een container binnenkomt, zoekt dat niet op in Business Central als hij het daar drie keer probeerde zonder resultaat. Die houdt het bij in een eigen overzicht, met kolommen die precies passen bij hoe hij werkt, met kleurtjes die hij zelf begrijpt en met een logica die voor niemand anders te volgen is.

Zo begint het. Één persoon maakt een bestandje voor zichzelf. Het werkt goed, het is snel, het geeft precies de informatie die nodig is. Maar dat bestandje groeit. Collega's gaan het ook gebruiken. Of ze maken hun eigen versie. En voor je het weet heeft elk team zijn eigen waarheid.

Drie risico's van werken met meerdere waarheden

Het probleem met schaduwadministraties is niet dat ze bestaan. Het probleem is dat ze op een gegeven moment de enige plek zijn waar bepaalde informatie staat, en dat niemand dat doorheeft tot het misgaat.

Een klant die klaagt over een levering, terwijl de verkoper zeker weet dat het goed zat. Tot blijkt dat hij keek naar zijn eigen overzicht, dat sinds vorige week niet meer was bijgewerkt. Een directeur die stuurt op margecijfers uit een rapportage die niet klopt, omdat de onderliggende data in het systeem afwijkt van de Excel van de boekhouding.

Het kost je geld op drie manieren. In fouten, door beslissingen op basis van verouderde of incomplete informatie. In tijd, door het bijhouden van al die losse bestanden, uren per week die niemand telt. En in kwetsbaarheid, want als de persoon die "het overzicht" bijhoudt een week ziek is, staat alles stil.

In de praktijk betekent dat: orders die gecorrigeerd moeten worden omdat iemand keek naar verouderde cijfers, klanten die langer wachten op een antwoord dan nodig is, en een team dat stilstaat als één collega er niet is.

Waarom een Excel-verbod geen oplossing is

Ik heb directeuren gesproken die zeiden: "We hebben besloten dat niemand meer met Excel mag werken." Een week later was iedereen gewoon weer bezig met eigen lijstjes, alleen nu stiekem. Want het onderliggende probleem was hetzelfde gebleven. Het systeem gaf nog steeds niet wat mensen nodig hadden.

De enige manier om van schaduwadministraties af te komen is door het systeem zo in te richten dat het wél levert wat mensen nodig hebben. De verkoper die met één druk op de knop de verkoophistorie van een klant wil zien, moet dat ook zo krijgen. De inkoper die wil weten waar een container zich bevindt, moet dat kunnen opzoeken zonder drie schermen te openen.

Dat klinkt vanzelfsprekend, maar standaard Business Central biedt dat niet altijd. Microsoft heeft het systeem technisch goed neergezet, maar de manier waarop een verkoper of inkoper er in de praktijk mee werkt, is niet altijd meegenomen in het ontwerp. Het verschil tussen "de informatie zit erin" en "ik kan er snel bij" is groter dan je denkt.

Wat SmartTrade hieraan verandert

Bij HB Software hebben we SmartTrade gebouwd als uitbreiding op Business Central, specifiek voor handelsbedrijven. Een groot deel van de functionaliteit komt voort uit precies dit probleem: klanten die informatie nodig hadden die standaard niet beschikbaar was, of niet op de juiste plek stond.

De verkoper zit aan de telefoon, opent de verkooporder en ziet direct wat hij vorige maand aan die klant heeft verkocht, tegen welke prijs en wat er nu beschikbaar is. Zonder een ander scherm te openen, zonder zijn eigen Excel erbij te pakken. Of één overzicht van beschikbaarheid, inclusief wat er onderweg is, wat gereserveerd is en wat er in quarantaine staat. Of transportorders waarmee je tien inkooporders koppelt aan één container, zodat je aankomstdatums maar één keer hoeft bij te werken.

Het zijn praktische aanpassingen die ervoor zorgen dat mensen hun informatie in het systeem vinden, in plaats van ernaast. Op het moment dat het systeem sneller en betrouwbaarder is dan de eigen Excel, verdwijnt de reden om die Excel bij te houden. Je hoeft het niet te verbieden, het wordt gewoon overbodig.

Begin bij de Excel die het meeste risico oplevert

Het verdwijnen van schaduwadministraties is geen big bang. Het is een geleidelijk proces. Je begint bij de Excel die het meeste risico oplevert, of het meeste tijd kost. Je zorgt dat die informatie in het systeem beschikbaar is op een manier die net zo snel en overzichtelijk is. En dan merk je dat mensen uit zichzelf overstappen.

Bij de ene klant begon dat met het voorraadoverzicht. Bij een andere met de margecalculatie. Weer een andere klant wilde eerst de transportplanning in het systeem hebben, omdat daar de meeste fouten in zaten. Er is geen vaste volgorde. Het hangt af van waar de pijn het grootst is.

Wat wel altijd hetzelfde is: het begint met begrijpen waarom die Excel er is. Dat is geen probleem dat je oplost door iets af te pakken. Het is een probleem dat je oplost door iets beters neer te zetten.

Van meerdere waarheden naar één overzicht

Schaduwadministraties zijn een symptoom. Ze vertellen je dat je systeem niet aansluit bij hoe je team werkt. Dat is geen verwijt, het is een signaal dat er iets te verbeteren valt.

De beste aanpak is om ze overbodig te maken. Stap voor stap, te beginnen bij de plek waar het het meeste verschil maakt.

Wil je zien hoe dat er in de praktijk uitziet? Neem contact op voor een demo.