Het kwartaal sluit, en je weet wat je te wachten staat. Versies opvragen, projectleiders nabellen, cijfers naast elkaar leggen, controleren waarom twee overzichten niet kloppen. Twee weken later ligt er een rapport: netjes, compleet, en alweer een maand oud. Alfred van Duren, directeur van HB Software, hoort deze klacht bij bijna elke controller die nog met losse bestanden werkt. In deze blog vertelt hij je waar die twee weken in gaan zitten, en hoe een afsluiting terugloopt naar een paar dagen.

Elk kwartaal dezelfde verzamelweek

Je kent het ritme. Het kwartaal loopt af en de afsluiting begint. Eerst de versies opvragen, dan de projectleiders nabellen, dan de cijfers naast elkaar leggen en uitzoeken waarom twee overzichten elkaar tegenspreken. Het kost dagen, en het levert een rapport op dat de werkelijkheid van vorige maand beschrijft.

Verzamelen verdringt de analyse

Tel eens op hoeveel van die twee weken echt over analyse gaat. Het eerlijke antwoord is: weinig. Het grootste deel gaat op aan verzamelen en kloppend maken, aan gegevens uit verschillende hoeken bij elkaar harken die allang in één systeem thuishoren. Daar zit de pijn. Je haalt een dure specialist binnen om te duiden en te adviseren, en die besteedt het leeuwendeel van zijn tijd aan sjouwen met cijfers. Los je dat niet op, dan betaal je elk kwartaal opnieuw met de tijd van je beste mensen, en je beslissingen blijven op verouderde cijfers leunen.

Verspreide cijfers vragen om handwerk

De oorzaak ligt in de versnippering. Projectadministratie op de ene plek, facturen op de andere, de planning in een apart bestand, meerwerk in een mailbox. Niets praat met elkaar, dus knoopt iemand het met de hand aan elkaar. Elk kwartaal opnieuw, want intussen is alles weer veranderd.

Cijfers die al kloppen bij afsluiting

Het hoeft niet zo te gaan. Als de cijfers al kloppen op de dag dat het kwartaal sluit, vervalt de verzamelweek. De projectleider boekt rechtstreeks, dus je hoeft niemand na te bellen. De afsluiting verandert van een verzamelactie in een controle van een paar dagen.

Tijd voor de vraag die telt

De tijd die je terugwint, gaat naar de vraag die er werkelijk toe doet: wat ga je nu doen met wat de cijfers laten zien?

Houd je volgende afsluiting eens een logboek bij. Noteer per dag waar je tijd in gaat zitten, in verzamelen of in analyseren. De verhouding tussen die twee laat precies zien waar je proces je in de weg zit.