Je opent de maandrapportage en ziet een project rood kleuren. Hoe kwam het zo ver zonder dat iemand eerder aan de bel trok? Het ongemakkelijke antwoord: het liep weken geleden al mis, je leest het nu pas. Alfred van Duren, directeur van HB Software, ziet dit patroon bij veel vastgoedontwikkelaars terugkomen. In deze blog vertelt hij je waarom je met sturen op rapportages structureel achter de feiten aanloopt, en hoe je grip terugpakt op het moment dat het telt.

Rapportages lopen achter op de realiteit

Cijfers in een rapportage tonen de situatie van gisteren. Tussen het ontstaan van een kostenpost en het moment dat jij hem ziet, zitten vaak weken. Eerst komt de factuur binnen, daarna de boeking, dan het overzicht, dan de controle en de optelling. Pas daarna zie je het terug in je cijfers. Je project draait ondertussen gewoon door.

Kleine afwijkingen stapelen ongemerkt op

Een meerwerkpost die uitloopt, een leverancier die duurder uitvalt, een planning die een paar dagen verschuift: losse signalen, elk te klein om op te vallen. Denk aan grondwerk dat tegenvalt en over een paar maanden stilletjes oploopt. Op de eerste facturen valt niets bijzonders op, en in de kwartaalrapportage staat de post ineens ver over budget. Samen vreten dat soort posten aan je marge. Zie je het patroon pas terug in de kwartaalcijfers, dan blijft alleen opruimen over.

Met maandcijfers stuur je achteraf

Veel ontwikkelaars verversen hun overzichten een keer per maand of per kwartaal. Dat voelt als grip, maar het blijft verantwoording achteraf. Je legt uit wat er gebeurde, je verandert het niet meer. Met cijfers van drie weken oud stuur je op een situatie die niet meer bestaat. Toch nemen veel organisaties dit voor lief, want zo loopt de cyclus nu eenmaal en niemand telt de vertraging bij elkaar op.

Afwijkingen zien tijdens het project

Echte grip ontstaat niet door sneller te rapporteren over oude cijfers. Grip ontstaat als je het verschil tussen begroting en realisatie ziet op het moment dat het oploopt, per kostenpost en per project. Dan merk je een afwijking van een paar procent terwijl er nog ruimte is om in te grijpen, niet pas als de post al volledig benut is.

Tijd terugwinnen voor je marge

Ontwikkelaars die op tijd sturen, jagen niet op een mooier rapport. Ze halen de vertraging uit hun cijfers, en daardoor zien ze een tegenvaller terwijl die nog klein is. Daar zit de winst: in de weken die je wint voordat een probleem je marge raakt.

Benieuwd hoeveel stuurruimte je nu laat liggen? Loop je laatste kwartaalafsluiting na en tel per post de dagen tussen het ontstaan en het moment dat je het zag. Dat getal zegt genoeg.