Stel je voor: je doet met drie mensen het werk waarvoor je vijf jaar geleden nog vijf collega's had. Tegelijkertijd zijn je projecten complexer geworden door nieuwe duurzaamheidseisen, strengere regelgeving en hogere verwachtingen van investeerders. Het voelt alsof je continu aan het jongleren bent met kettingzagen. In deze blog vertelt Alfred van Duren, directeur van HB Software, hoe digitalisering de druk op projectontwikkelaars verlicht zonder dat je concessies doet aan kwaliteit of controle.

Het personeelsprobleem dat niemand oplost

De vastgoedsector kampt met een hardnekkig probleem: goede mensen vinden wordt steeds lastiger. Jonge talenten kiezen liever voor hippe tech-bedrijven dan voor projectontwikkeling. Ervaren krachten gaan met pensioen. En de mensen die je wél hebt, moeten steeds meer ballen in de lucht houden.

Tel daar de explosie aan administratieve taken bij op – van ESG-rapportages tot complexe budgetbewaking – en je snapt waarom projectcontrollers en CFO's 's nachts wakker liggen. Ze willen grip houden op hun projecten, maar verzuipen in Excel-sheets en handmatige processen.

Schaalbaarheid zonder chaos begint bij je fundament

Het geheim van succesvolle projectontwikkelaars die wél meegroeien? Ze hebben hun administratieve basis op orde. Niet met nog meer mensen, maar met slimmere systemen.

Stel dat je vijftien projecten tegelijk beheert met een team van vier mensen. Hoe doe je dat zonder gek te worden? Het antwoord: alle projectdata staat in één centraal systeem. Geen losse Excel-bestanden meer, geen eindeloze mailthreads over budgetwijzigingen. Iedereen werkt met dezelfde actuele cijfers.

Van brandjes blussen naar vooruitplannen

Zonder goede systemen ben je constant aan het reageren. Een factuur die niet klopt met de opdracht. Een budget dat plotseling overschreden dreigt te worden. Een projectfase die vertraging oploopt zonder dat iemand het doorheeft.

Met de juiste digitale ondersteuning verschuift je focus van achteraf corrigeren naar vooraf sturen. Je ziet direct wanneer een kostenpost uit de pas loopt. Je krijgt een seintje als een mijlpaal vertraging dreigt op te lopen. Je hebt altijd actueel inzicht in je cashflow per project.

Het mooie is: wanneer je administratie grotendeels geautomatiseerd draait, heb je meer tijd voor strategische beslissingen. Juist nu je met minder mensen werkt, wordt die tijd extra waardevol.

Samenwerken zonder misverstanden

Een ander voordeel van digitalisering zie je in de samenwerking tussen afdelingen. De projectmanager ziet direct wat de financiële gevolgen zijn van een wijziging. De controller hoeft niet meer te vragen naar de laatste stand van zaken – hij ziet het real-time. De directie heeft altijd actuele stuurinformatie.

Dit voorkomt niet alleen misverstanden, het versnelt ook de besluitvorming. Geen weken wachten op rapportages, maar direct schakelen wanneer nodig.

Het Microsoft-platform als versneller

Veel ontwikkelaars werken al met Microsoft-tools zoals Teams, Outlook en Excel. Het mooie van een ERP-systeem dat op hetzelfde platform draait? Alles integreert naadloos. Je hoeft je mensen niet om te scholen naar compleet nieuwe systemen. Ze werken in de vertrouwde Microsoft-omgeving, alleen dan veel efficiënter.

Power BI voor je dashboards, Teams voor projectcommunicatie, Business Central voor je administratie – alles werkt samen als één geheel. Dat scheelt niet alleen tijd, het voorkomt ook fouten door dubbele invoer of verkeerde koppelingen.

Begin klein, groei mee

Je hoeft niet in één keer je hele organisatie om te gooien. Start met het digitaliseren van je projectadministratie. Zorg dat budgetten, opdrachten en facturen in één systeem komen. Alleen dat levert al enorme tijdwinst op.

Zodra dat loopt, kun je uitbreiden. Voeg prognoses toe. Automatiseer je rapportages. Koppel je planning. Stap voor stap bouw je zo een systeem dat meegroeit met je ambities.

De vraag is niet óf je moet digitaliseren, maar hoe snel je kunt beginnen. Want terwijl jij nog worstelt met Excel, lopen je concurrenten met minder mensen meer projecten tegelijk.

Meer weten?

Benieuwd hoe andere projectontwikkelaars zoals Wilma Wonen en SSH hun processen hebben gedigitaliseerd? Bekijk onze praktijkcases of plan direct een gesprek in voor een persoonlijke demo van HB Vastgoed 365. Dan laat ik zien hoe je met minder mensen meer projecten aankunt – zonder wakker te liggen van de cijfers.

Alfred van Duren