Eén bestand, een tabblad per project, formules die niemand meer durft aan te raken. Je herkent het. Het kost niets, lijkt het, want de prijs van Excel staat nergens op een factuur. Alfred van Duren, directeur van HB Software, rekent in deze blog voor wat dat bestand je echt kost, en hij laat je zien waar de grootste kostenpost zich verstopt.

Waar Excel je tijd kost

Soms is Excel een bewuste keuze, en voor een enkel overzicht werkt het prima. Het probleem is niet Excel zelf, maar het ontbreken van één centrale waarheid waar iedereen op vertrouwt. Excel kost je geen licentie, het kost je uren. Het overtypen van cijfers tussen bestanden, het natrekken waarom twee overzichten niet overeenkomen, het zoeken naar de juiste versie tussen vier mailbijlagen. Dat hoort niet bij het werk, dat is werk dat ontstaat doordat je systeem het niet voor je doet. Het stapelt zich op zonder dat iemand het optelt.

Reken je verzamelwerk eens door

Neem een ontwikkelaar met acht lopende projecten, waarvan de administratie en de rapportage op Excel draaien. Twee mensen zijn samen acht uur per week kwijt aan verzamelen, overtypen en controleren. Reken het na: ruim 400 uur per jaar, tegen een belast uurtarief van zestig euro al gauw zo'n 25.000 euro per jaar aan puur verzamelwerk. Daar zit nog geen enkele fout in, alleen de handeling van het bij elkaar harken. De orde van grootte herkent iedereen die zo werkt.

Fouten die je pas laat ziet

Bovenop dat verzamelwerk komt de fout die je niet ziet aankomen. Een verwijzing die naar de verkeerde cel wijst, een post die dubbel meetelt, een tabblad dat buiten de optelling valt. In Excel valt zoiets vaak pas op als het foutieve totaal al in een besluit verwerkt zit. Tegen die tijd baseer je je begroting op cijfers die niet kloppen.

De verborgen rekening van faalkosten

Dat handwerk kost je tijd en het vertraagt je zicht. Juist dat vertraagde zicht voedt je faalkosten. De grootste rekening staat dus niet in je administratie, ze zit in je faalkosten. Onderzoek in de bouw schat die al jaren op rond de tien procent van de omzet. Lang niet alles daarvan komt uit losse bestanden, maar een deel ontstaat doordat fouten en afwijkingen te laat zichtbaar zijn. Versnipperde administratie maakt dat zicht alleen maar trager.

Van losse bestanden naar één administratie

Eén bron voor je cijfers haalt het overtypen weg en maakt een fout meteen zichtbaar. Je gooit je bestaande calculaties niet weg, je importeert ze en stopt met dubbel invoeren.

Tel deze week eens op hoeveel uur jouw team kwijt is aan verzamelen en controleren, en vermenigvuldig dat met het uurtarief. Dat bedrag staat nergens in je begroting, en toch betaal je het elk jaar.