Spruit Aandrijftechniek in vier maanden live

Spruit Aandrijftechniek levert mechanische aandrijftechniek aan machinebouwers en machinegebruikers in vrijwel elke branche. Kettingen, riemen, tandwielen, kettingwielen en lagers. Een bedrijf met bijna 45 jaar ervaring, dat oplossingen verkoopt in plaats van losse producten. Managing Director Pieter van Wijnsberge vertelt hoe de overstap naar Business Central het bedrijf iets gaf wat het nog niet had: overzicht over de hele business, in één systeem.

Over Spruit Aandrijftechniek

"Wij laten alles draaien", zegt Pieter. Spruit verkoopt oplossingen in plaats van losse producten. "Het product is het middel, de oplossing is het doel." Een klant zoekt geen tandwiel. Hij zoekt een machine die blijft draaien. Dus denkt Spruit mee over logistiek, over financiering en over duurzaamheid. Het bedrijf is onderdeel van de Spruit-groep, die uit drie bedrijven bestaat.Pieter kwam in 2020 binnen met een duidelijke opdracht. Een distributeur die veertig jaar lang vooral producten leverde, ombouwen naar een proactieve leverancier die met klanten meedenkt. Die verandering vroeg ook om andere techniek onder de motorkap.

Toe aan een nieuw systeem

Het ERP-systeem van Spruit was end of life. Er waren twee routes. Fors investeren om over te stappen naar het systeem van de vorige leverancier, of kijken naar een alternatief. Spruit koos het alternatief, en had daar een goede reden voor. Het internationale hoofdkantoor werkt met Microsoft en heeft een eigen supportteam dat veel zelf beheert, tot en met de code. Business Central paste daar logisch bij.

De juiste partner vinden

Spruit stelde een longlist van tien partijen op en vroeg er drie om een aanbieding. HB Software was er een van. Wat de doorslag gaf, was de houding. "HB had wel maatwerkoplossingen, maar zei niet dat je die per se moest afnemen", vertelt Pieter. Spruit wilde juist het standaardpakket, en HB ging daarin mee. De doorlooptijd van vier maanden en de inschatting van het aantal uren klopten. Er bleef zelfs ruimte over voor extra's, zoals het scannen in het magazijn.

Bewust kiezen voor de standaard

Spruit koos er heel bewust voor om eerst de standaard van Business Central te laten draaien, met de kernprocessen voor verkoop, inkoop en financiën. Pas daarna maatwerk. "Wij wilden pas aan maatwerk beginnen op het moment dat de basis draait", zegt Pieter. Wie zwaar maatwerk laat bouwen, wordt voor elke aanpassing afhankelijk van de partij die het maakte. Door dicht op de standaard te blijven, voorkomt Spruit die afhankelijkheid, en houdt het internationale hoofdkantoor het beheer en de code in eigen hand. Waar maatwerk echt nodig was, bij de grootste knelpunten en de meest foutgevoelige processen, paste HB het gericht toe. De rest bleef standaard. Ontstaat er later behoefte aan aanvullend maatwerk, dan bouwt Spruit dat samen met HB Software, waarna het eigen supportteam van het hoofdkantoor het beheer overneemt. "Dan zijn we nog steeds niet locked in."

Snel live als bewuste keuze

De implementatie duurde vier maanden. Kort, en dat was geen toeval. "Ik ben ongeduldig", geeft Pieter toe. Hij heeft in zijn loopbaan meerdere ERP-systemen geïmplementeerd en weet hoe het werkt. "Hoe lang je er ook over doet, vlekkeloos gaat zo'n livegang nooit." Hoe langer een traject duurt, hoe meer mensen alternatieven op de standaard gaan bedenken. Juist door snel en dicht op de basis te werken, bleef het project overzichtelijk. Wat het tempo mogelijk maakte, was vooral de samenwerking.

Op 1 januari ging Spruit live. Op de eerstvolgende werkdag verstuurde het al facturen en boekte het dozen in. Hobbels waren er, showstoppers niet.

Key users met een eigen deelgebied

De key users waren echt eigenaar van hun eigen deelgebied. Pieter bewaakte zelf de planning en stemde de afdelingen op elkaar af. De data was al ver van tevoren opgeschoond, dus Spruit startte met een schone set, en een ervaren systeembeheerder die Business Central al kende ving de interne vragen op. HB leverde de importsjablonen, Spruit stemde de bestaande data daarop af, en HB voerde de conversie uit om problemen snel op te lossen. Omdat het bedrijf klein en wendbaar is, werd bijna iedereen key user, elk voor het eigen vakgebied. De verkoopbinnendienst pakte de order intake, operational management de logistiek.

Dan is er de consultant. "Alles valt of staat met een goede consultant", zegt Pieter. "En Marcel is een goede." Marcel de Winter, consultant bij HB Software, begeleidde het traject van dichtbij. Binnen de ruimte die in de begroting overbleef, implementeerde HB ook Tasklet, een warehousemanagementsysteem met handscanners. Bij het scannen hield Spruit vooraf nog een slag om de arm, maar het draait inmiddels naar volle tevredenheid.

Wat het nu oplevert

Het beheer ligt bij het hoofdkantoor en alles draait binnen Microsoft 365. Dat maakt het systeem geschikt voor Copilot en AI-agents, en updates verlopen rustiger doordat Spruit op de standaard zit. Het geautomatiseerde magazijn verkleint de foutmarge. Waar het bedrijf vroeger met losse applicaties werkte, zit nu alles in Business Central.

De koppelingen maken het verschil. Power BI-dashboards voor sales, finance en supply chain. De banken zijn gekoppeld, wat eerder niet zo was. PimCore en OCR draaien mee. "We hebben heel veel inzicht, dat was er eerst niet."

Wat het verschil maakt

Gevraagd naar de grootste winst is Pieter helder. Spruit heeft alles samengebracht in één systeem, in beheer bij het eigen hoofdkantoor, met inzicht dat er eerder niet was. Het bedrijf staat daarmee klaar voor de volgende stap, of dat nu meer maatwerk is of slimmere inzet van AI.

Meer dan een leverancier

Spruit raadt andere groothandels aan om een Business Central-partner te kiezen die de handel begrijpt, tijdens de implementatie en daarna. HB dacht mee over de standaard in plaats van maatwerk op te dringen en hield zich aan de planning. Voor nieuw maatwerk blijft Spruit met HB werken, terwijl het dagelijkse beheer bij het eigen hoofdkantoor ligt.

Het advies van Pieter

Aan bedrijven die eenzelfde stap overwegen, geeft Pieter drie dingen mee. Blijf bij de basis en ga geen symptomen bestrijden. Zorg dat je data schoon is voordat je begint, dus niet tijdens de implementatie. En pas je eigen processen aan het systeem aan, in plaats van andersom. Business Central is een standaardpakket van Microsoft, groot en niet buigzaam. Verwacht niet dat zo'n systeem zich plooit naar de manier waarop jij het altijd deed. Pieter vat het samen met een beeld. Het systeem is de olietanker, jouw uitzondering het druppeltje olie. De tanker verlegt zijn koers niet voor dat druppeltje.

Vaak hoorde het team "zo doen we het altijd". Spruit draaide die vraag om en keek of de oude werkwijze eigenlijk wel nodig was. Regelmatig bleek van niet. Door de stappen in een proces anders te zetten, haalde Spruit hetzelfde resultaat met minder handelingen.

Over Spruit Aandrijftechniek

Spruit Aandrijftechniek levert al bijna 45 jaar mechanische aandrijftechniek, van kettingen en riemen tot tandwielen en lagers, aan machinebouwers en machinegebruikers in uiteenlopende branches. Het bedrijf verkoopt oplossingen in plaats van losse producten en maakt deel uit van de Spruit-groep.