EUDR-compliance in Business Central bij Canenco

Hoe Canenco met een koppeling tussen Business Central en Osapiens duizenden artikelen voorbereidt op de ontbossingsverordening

Vanaf 30 december 2026 moeten grotere bedrijven kunnen aantonen dat de producten die ze op de Europese markt brengen ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn. Voor een fabrikant met duizenden artikelen is dat geen kleinigheid. Canenco wilde niet wachten tot de verordening gaat gelden, maar zette de voorbereiding nu al klaar. Samen met HB Software koppelde het bedrijf zijn ERP-systeem aan het complianceplatform Osapiens, zodat het straks niet vastloopt in handwerk.

Fabrikant met duizenden artikelen in Europa

Canenco, gevestigd in Amsterdam, ontwerpt en verkoopt speelgoed, cosmetica en kantoorartikelen. Het bedrijf bedenkt de producten zelf, laat ze grotendeels in China maken en levert aan retailers en supermarkten door heel Europa. Linda Ma is er Compliance Implementation Manager. Haar taak: nieuwe regelgeving vertalen naar werkbare interne standaarden. "Mijn belangrijkste rol is weten welke nieuwe regels eraan komen, zoals EUDR, en die doorvertalen naar onze eigen processen."

EUDR vraagt bewijs van due diligence

EUDR, de EU-ontbossingsverordening, verplicht marktdeelnemers om aan te tonen dat de producten binnen de scope ontbossingsvrij zijn en aan de geldende wettelijke eisen voldoen. De verordening geldt voor producten onder bepaalde tariefcodes. Bij Canenco vallen bepaalde producten binnen de scope, denk aan notitieboeken en agenda’s, afhankelijk van hun CN-classificatie. De verordening gaat pas eind 2026 in, maar juist daar zit de uitdaging. Canenco verkoopt duizenden verschillende artikelen in allerlei categorieën. Zodra klanten straks om de bewijsstukken vragen, moet dat snel en kloppend kunnen. "Handmatig is voor ons geen optie," zegt Linda. "Met zoveel artikelen zou het team eindeloos bezig zijn."

Business Central gekoppeld aan Osapiens

Canenco werkt al jaren met HB Software, dus voor deze nieuwe verplichting klopte het bedrijf opnieuw bij hen aan. Mischa van ’t Hof, Software Engineer bij HB Software, bouwde de koppeling. Geen kant-en-klare koppeltool, maar een eigen app in Business Central, speciaal voor deze situatie. Die app verbindt het ERP-systeem van Canenco met Osapiens, het platform dat Canenco gebruikt om zijn EUDR-due-diligenceproces te beheren en te ondersteunen.

De koppeling stuurt de gegevens door die Osapiens nodig heeft: leveranciers, artikelen, de combinatie van artikel en leverancier, en de inkooporders. Maar alleen voor zover die daadwerkelijk onder EUDR vallen. Één vaste regel, gebaseerd op de tariefcode en het type leverancier, bepaalt wat wel en niet relevant is. Zo komt er geen ruis in Osapiens en blijft de data zuiver.

Osapiens ondersteunt Canenco bij de compliance van producten. Zodra de due-diligenceverklaring is ingediend, komen het bijbehorende DDS-referentienummer en het verificatienummer automatisch terug op de inkooporder in Business Central. Een inkoper ziet daardoor meteen op de order wat de actuele EUDR-compliancestatus is, zonder ergens anders te hoeven zoeken.

Elke uitwisseling wordt vastgelegd, inclusief de volledige berichten heen en terug. Op de leverancier-, artikel- en inkooporderschermen is in één oogopslag te zien of de laatste synchronisatie goed ging, met een doorklik naar het logboek. Zo houdt Canenco een centraal en controleerbaar spoor dat de documentatie- en registratieverplichtingen onder EUDR ondersteunt.

HB Software bouwde ook een paar dingen in die je pas waardeert als het een keer misgaat. De inloggegevens waarmee de systemen elkaar herkennen, worden versleuteld bewaard en niet in een leesbaar veld gezet. En zodra iemand een testomgeving vernieuwt vanuit de echte omgeving, wist het systeem automatisch de koppelinstellingen. Zo kan een testomgeving nooit per ongeluk de live-koppeling aanspreken. De hele koppeling is bovendien in het Nederlands en Engels opgezet, wat past bij een internationaal bedrijf als Canenco.

Handmatig werken is geen optie

De kern van het verhaal is tijd, en dan vooral tijd die je straks niet kwijt bent. Linda schetst het met een voorbeeld. "Als een klant honderd artikelen in één order zet, ben ik zo vijf minuten bezig om per EUDR-artikel de productinformatie te bevestigen. Dat handwerk keer duizenden artikelen, dat loopt hard op." Door de koppeling nu al klaar te zetten, staat Canenco straks niet voor verrassingen. Zodra de verordening gaat gelden, heeft Canenco de processen en systemen al op orde om zijn due diligence uit te voeren en snel te reageren op informatieverzoeken van klanten en autoriteiten.

Minder handwerk, een sluitend auditspoor

Op dit moment draait de koppeling in een testfase. Canenco laat zijn leveranciers weten dat het met Osapiens werkt, gekoppeld aan het ERP-systeem, en dat zij de technische gegevens moeten aanleveren die EUDR vraagt. Zodra de verordening eind 2026 gaat gelden, is de basis er dus al. De grootste winst zit in twee dingen: fors minder handwerk om productinformatie in het systeem te krijgen, en een compleet spoor dat Canenco ondersteunt bij het aantonen dat het aan de EUDR-eisen voldoet.

Ervaring met HB Software

Over de samenwerking met HB Software is Linda uitgesproken positief. "Ik ben erg blij met HB Software. Mischa is prettig en behulpzaam, en de samenwerking loopt heel soepel."

Klaar voor de volgende regelgeving

Voor Canenco is EUDR het begin, niet het eind. Met HB Software en Osapiens zet het bedrijf nu ook al PPWR op, de nieuwe verordening voor verpakkingen en verpakkingsafval. Dezelfde aanpak, een volgende regel. "Er komen alleen maar meer regels bij," zegt Linda. "Voor een bedrijf als het onze, met zoveel artikelen, is handmatig werken geen optie." Haar advies aan andere bedrijven is dan ook simpel: weet welke regelgeving eraan komt, en begin op tijd. "Ik zou een bedrijf als het onze zeker aanraden om zo’n koppeling te bouwen, wij hebben er een goede ervaring mee."

Voor Canenco was de koppeling geen eenmalig project, maar het begin van een manier van werken.