Ivory & Ledoux importeert voedingsproducten van over de hele wereld en levert ze aan grote supermarkten, horecagroothandels en instellingen in het Verenigd Koninkrijk. Een bedrijf met meer dan honderd jaar ervaring in internationale handel, gevestigd in hartje Londen. Vernon Horsley, IT Director, vertelt hoe de overstap naar Business Central met HB SmartTrade het bedrijf iets gaf wat het nog niet had: één betrouwbaar beeld van de hele business.

Over Ivory & Ledoux

Ivory & Ledoux werd in 1907 opgericht en heeft zich ontwikkeld tot een gevestigde naam in de Britse voedingsmiddelenindustrie. Het bedrijf importeert en distribueert een breed assortiment aan houdbare, gekoelde, diepvries en geconcentreerde voedingsproducten. Dat doet het onder eigen merken als Fontinella, deepblue en Sombrero, maar ook onder private labels van hun klanten.

"Onze dagelijkse praktijk draait om het onderhouden van relaties met leveranciers en klanten", zegt Vernon. "Elke deal heeft veel bewegende delen: prijzen, vracht, valuta, timing, kwaliteit. De uitdaging is om alles op elkaar afgestemd en zichtbaar te houden."

Toe aan iets anders

Voor HB SmartTrade draaide Ivory & Ledoux op Microsoft Dynamics NAV 2009 R2. Het systeem deed jarenlang wat het moest doen, maar was toe aan vervanging. "We zijn in 2019 gaan kijken naar een overstap", vertelt Vernon. "We wilden een systeem dat makkelijker te upgraden was. We hadden sinds 2013 geen upgrade meer gedaan, dus het systeem stond eigenlijk nog in de oorspronkelijke staat. Onze server stond on-premise, wat niet ideaal was. En er was nauwelijks integratie met andere Office-producten."

Rapportages waren een terugkerend pijnpunt. "Dat ging via meerdere spreadsheets en kostte behoorlijk wat tijd, soms wekelijks. Nu hebben we live rapporten." Ook het beheer van rebates, volumevergoedingen aan klanten, was lastig in het oude systeem. "Dat was heel moeilijk te managen."

De juiste partner vinden

De kennismaking met HB Software verliep via een bekende route. Gloe & Zeitz, het Nederlandse zusterbedrijf van Ivory & Ledoux, werkte al jaren met HB Software en was een van de eerste gebruikers van HB SmartTrade. "Onze collega's bij Gloe & Zeitz hebben ons geïntroduceerd", zegt Vernon. "Ik denk dat zij een van de eerste testcases waren voor HB SmartTrade. Veel van de functionaliteit die er nu is, komt voort uit die eerste samenwerking."

Wat de doorslag gaf was geen verkoopverhaal, maar de jarenlange praktijkervaring van Gloe & Zeitz met HB Software. Een aanbeveling op basis van dagelijks gebruik weegt zwaarder dan elke demo.

Werken met HB SmartTrade

Vandaag de dag gebruikt Ivory & Ledoux HB SmartTrade voor de kern van de bedrijfsvoering. De financiële functie verwerkt valuta, facturatie en betalingen. Verkooporders zijn gekoppeld aan kostprijscalculaties en EDI. En dan zijn er de rebates. "De rebatemodule is iets dat HB Software specifiek voor ons heeft gebouwd", legt Vernon uit. "Dat draait nu allemaal automatisch op de achtergrond. En we laten het in de toekomst nog verder doorontwikkelen om het nog efficiënter te maken."

HB Software heeft ook de standaard raamcontractfunctionaliteit van Business Central aangepast aan hoe Ivory & Ledoux werkt. "Ze hebben onder andere start- en einddatums van contracten toegevoegd. Het systeem helpt ons bij te houden hoeveel van een contract al is afgenomen en wat er nog open staat. Aan de inkoopkant kunnen we kostprijscalculaties maken waarin vracht, transport en opslag zijn meegenomen."

Een van de grootste verbeteringen is de verwachte kostprijs. "We werken nu met expected cost, waardoor we dagelijks zicht hebben op hoe het bedrijf presteert. Dat hadden we voorheen niet."

Kwaliteit en compliance zijn voor een voedingsimporteur geen luxe, maar dagelijkse noodzaak. Ivory & Ledoux werkt met lotnummers, houdbaarheidsdatums en kwaliteitscontroles. "Ons bedrijf draait om kwaliteit en compliance", zegt Vernon. "We leunen zwaar op die functionaliteiten."

Een eigen magazijn

Ivory & Ledoux heeft onlangs een magazijn overgenomen bij Felixstowe, een van de grootste containerhavens van het Verenigd Koninkrijk. Voorheen was de opslag uitbesteed aan een logistiek dienstverlener, maar het voorraadbeheer liep al via HB SmartTrade. "We gebruikten HB SmartTrade al geruime tijd om onze voorraad daar te beheren", vertelt Vernon. "We weten dat SmartTrade extra functies heeft voor het aansturen van magazijnprocessen. Dat is iets wat we in de toekomst mogelijk gaan gebruiken."

Het magazijn draaide eerder op Sage voor de boekhouding. Het team heeft het bedrijf zelf aan het bestaande Business Central-platform toegevoegd. "Dat ging vrij soepel. Ik heb het meeste zelf gedaan, uiteraard met advies van de mensen bij HB Software."

Meer dan een leverancier

Gevraagd naar de samenwerking is Vernon duidelijk: "Ik zie ze eigenlijk meer als partner dan als leverancier. Ze hebben een supportportaal, en als het urgent is, weet ik dat ik gewoon kan bellen. Ik kan Marian op haar mobiel bereiken als er iets is, en ze neemt op. Dat is heel prettig."

Wat HB Software onderscheidt, is volgens Vernon hun begrip van de handel zelf. "We zijn bij meerdere gelegenheden onder de indruk geweest van hun commerciële kennis. Ze zijn meer dan een softwarebedrijf. Ze spreken niet alleen de taal van de techniek, ze spreken ook de taal van de business. Dat maakt de samenwerking een stuk prettiger."

Wat het verschil maakt

Gevraagd naar het grootste verschil dat HB SmartTrade heeft gemaakt, hoeft Vernon niet lang na te denken: "Het heeft ons één betrouwbaar beeld van onze business gegeven. We nemen nu sneller beslissingen op basis van werkelijke winstgevendheid, in plaats van aannames."

Vooruitkijken

De samenwerking blijft in ontwikkeling. Ivory & Ledoux werkt met HB Software aan verbeteringen in de rebatemodule. Zusterbedrijf Gloe & Zeitz stapt binnenkort over naar een cloudversie van het systeem. "We hopen dat dat de integratie en samenwerking tussen ons tweeën nog beter maakt", zegt Vernon. Daarnaast verkent het bedrijf hoe AI de efficiëntie binnen de groep kan vergroten.

Zijn advies aan bedrijven die een vergelijkbare stap overwegen? "Ze zijn heel behulpzaam en kundig als het gaat om Business Central. Hun modules werken. Ze begrijpen onze business, niet alleen de systemen. En de verwachte kostprijsmodule werkt heel goed om vooruit te kunnen kijken naar opkomende kosten."

Over Ivory & Ledoux

Ivory & Ledoux Ltd is een in Londen gevestigde importeur en internationale handelaar in voedingsproducten, opgericht in 1907. Het bedrijf levert aan retailers, horecagroothandels, verwerkende industrie en instellingen in het Verenigd Koninkrijk en daarbuiten. Ivory & Ledoux maakt deel uit van de Gerber Goldschmidt Group, met dochterondernemingen waaronder Juice Corp en Gloe & Zeitz B.V. in Nederland.